Proč je budoucnost ERP v cloudu?

Podívejme se tedy, jak cloudové řešení Microsoft Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management může „získat čas a ušetřit peníze“.

Snížení počátečních nákladů na vybudování a údržbu technické infrastruktury

Lokální/on-premise verze moderních ERP systémů vyžadují značné počáteční (finanční/investiční) výdaje na hardware, konfiguraci a údržbu. Naproti tomu Cloudová řešení nijak ne zaostávají co do výkonu a funkcionalitou za on-premise řešeními a k tomu, abyste je mohli začít používat, vám stačí zakoupit si licenční balíček.

Rychlé a snadné spuštění  

Spuštění cloudového ERP řešení nevyžaduje zvláštní technické znalosti a trvá v průměru méně než jeden den, zatímco nasazení on-premise ERP vyžaduje vícero technických odborníků (např. správce systému), kteří potřebují v průměru týden nebo i více na nastavení lokálních serverů a instalaci veškerého potřebného podpůrného software.

Snadná správa a vysoká úroveň zabezpečení

Pro práci s Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management/Business Central potřebují uživatelé pouze internet a některý z internetových prohlížečů.

V případě on-premise ERP řešení budou uživatelé potřebovat technické odborníky k nastavení a konfiguraci infrastruktury, která musí být chráněna před možnými neoprávněnými zásahy třetích stran.

Díky hostování systému v cloudu lze snížit náklady na údržbu náročné IT infrastruktury, kterou je v případě on-premise řešení nutné spravovat.  Pokud je systém umístěn v cloudu, může firma pokračovat v aktivním rozvoji svého podnikání bez dalších investic do infrastruktury.

Nepřetržitý přístup uživatelů k systému

Uživatelé mohou pracovat s cloudovými ERP systémy 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, odkudkoli na světě, na jakémkoli zařízení nebo platformě (Android, MS, iOS), aniž by museli vynaložit další lidské úsilí a nebo nákladné investice.

Flexibilní licenční politika a snadná správa systému

U cloudových ERP systémů platí firma za počet aktivních uživatelů. Poskytovatel cloudu se stará o veškerou správu virtuálních počítačů, na kterých systém běží. V případě nárůstu aktivních uživatelů a databází poskytovatel cloudu pohotově zvyšuje kapacitu serverů virtuálních strojů, na kterých je ERP systém umístěn, aniž by to mělo vliv na náklady za měsíční licence.

Minimální náklady na správu systému (pravidelné aktualizace, zálohování, optimalizace databáze atd.)

O všechny tyto úkoly se plně stará poskytovatel cloudového ERP řešení (Microsoft) a náklady na tyto služby jsou započítány v ceně za licence. Neplatí se žádné další poplatky. V případě on-premise ERP je veškerá správa systému v kompetenci uživatele systému.

Jinak ale nejsou příliš velké rozdíly – postup implementace cloudového i on-premise ERP je stejný: shromáždit požadavky a popsat návrh firemních procesů, vytvořit prototyp, nahrát základní adresáře, otevřít zůstatky a poté systém uvést do provozu.

Navzdory zřejmým výhodám cloudových ERP řešení je však mnoho firem stále k této variantě skeptických. Hlavní obavou je ztráta kontroly nad firmou v důsledku toho, že všechny informace o firmě nebudou uloženy lokálně (na místních serverech), ale někde daleko. Existuje obava, že v cloudu nemusí být informace dostatečně chráněny nebo mohou být sdíleny s jinými subjekty bez vědomí uživatele systému.

Pokud ale porovnáme úroveň ochrany, kterou poskytují moderní datová centra (např. We Live in the Cloud | Microsoft Story Labs), je to s ohledem na vysokou míru zabezpečení, neporovnatelné ve srovnání s nástroji, které na zabezpečení používá průměrná firma. Dokazuje to také statistika selhání lokálních serverů v důsledku virových útoků, technických poruch a pohrom. Úroveň ochrany, kterou poskytují datová centra, většinou několikanásobně převyšují úroveň ochrany na lokálních serverech. 

Obavy z cloudových služeb mi připomíná vývoj při zavádění bezhotovostních plateb, bez nichž si dnešní svět nedovedeme představit. Přestože bezhotovostní platby mají dlouholetou historii, i dnes je v některých regionech tolerance k nim poměrně nízká a stále existují lidé, kteří dávají přednost hotovosti a své úspory si schovávají „pod polštář“.

Samozřejmě neexistují dokonalá řešení a i cloudové ERP systémy mají tu nevýhodu, že potřebují spolehlivé internetové připojení. Přesto se odborníci shodují na tom, že výhody a komfort při užívání cloudových řešení převažuje nad riziky.

Velmi důležité je ale také kdo a jakým způsobem ERP systém naimplementuje bez ohledu jedná se o cloud nebo on-premise řešení. Častokrát se nám stalo, že jsme převzali již započatou implementaci a setkali jsme se s tím, že nebyla k dispozici projektová dokumentace již realizovaných prací, nebo chyběli jiné části implementačního projektu, které v rámci námi užívané projektové/implementační metodologie považujeme za samozřejmé. Právě důsledné dodržování námi vyvinuté a užívané metodiky projektu, nám umožňuje úspěšně realizovat celou řadu složitých projektů. V rámci této metodologie je například samozřejmostí průběžné pořizování projektové dokumentace (součástí které jsou například: úplný návrh systémového řešení, nebo testovací scénáře pro každý implementovaný proces, které jsou zahrnuty do rozsahu projektu; atd.), která obsahuje dokumenty, které popisují: řízení změn, řízení vývoje, dostupnost nástrojů a zdrojů pro správu verzí souborů a kódu; registraci změn, jejich přenos mezi aplikacemi atd. Díky všemu tomu naši klienti po spuštění systému nedostávají – „černou skříňku“, u které není jasné, jak vše funguje, ale hotovou strukturu se znalostní bází, která umožňuje úspěšnou údržbu ale také rozvoj systému dle potřeb firmy. Při existenci komplexní dokumentace, je rovněž snadné zaškolovat nové zaměstnance a není potřeba se obávat toho, že by firma přišla o know-how v případě odchodu jakéhokoliv zaměstnance z firmy.

Svět už nikdy nebude jako dřív! Schopnost rychle reagovat na změny trhu a snadno provádět potřebná opatření, spojená s těmito změnami, ve všech firemních oblastech a tedy pohotově se přizpůsobovat novým výzvám, je to, co odlišuje lídry od následovníků.

Cloud je prostor, který umožňuje firmám být lídry! 

Autorem článku je Radoslav Schmidt, ředitel české pobočky společnosti Innoware. Společnost Innoware byla založena v roce 2001 a dnes je expertem mezi poradenskými firmami v oblasti implementace ERP systémů a cloud řešení. Implementuje ERP systémy řady Microsoft Dynamics více než 20 let. Projekty realizovala, kromě Česka, také například v zemích jako je Rakousko, Švýcarsko, Velká Británie, nebo Bělorusko a Ukrajina. Innoware úspěšně realizovala více než 350 projektů v různých průmyslových oborech. Za úspěchem firmy se skrývá využívání firmou vypracovaná jedinečná projektová metodologii IW URM (Innoware Unique Reliable Method), která Innoware umožňuje, na základě získaných zkušeností v spojení s mezinárodními standardy, kvalifikovaně předpovídat a řídit implementační projekty. Další podrobnosti o společnosti Innoware naleznete na https://innoware.cz/