Kancelář v oblacích: Když pracujete off-line

← Předchozí: Souboj Microsoftu a Googlu

Když pracujete off-line

Pokud se už firmy rozhodnou, že budou čerpat software prostřednictvím cloudu, formou předplatného, začnou řešit hned několik dalších otázek. Jednou z nich je jistě i možnost práce bez internetového připojení, popřípadě z jiného zařízení, než je stolní či přenosný počítač. Jak v tomto případě obstojí naši dva hlavní konkurenti?

V předchozím textu jsme zmínili, že Google poskytuje svůj kancelářský software a e-mailové služby výhradně prostřednictvím cloudu. To samozřejmě vede k tomu, že uživatel pracuje v prostředí internetového prohlížeče, ze kterého ovládá funkce on-line aplikací. Až donedávna přitom platilo, že práce s Google Apps skončila ve chvíli odpojení počítače od internetu. Nyní to již není tak docela pravda, jelikož jak e-mailová aplikace, tak i kancelářské nástroje umožňují částečně off-line práci. Využívá se k tomu internetový prohlížeč Google Chrome a jeho doplňky. U e-mailů je situace naprosto jasná - všechny zprávy můžete mít uloženy ve vašem počítači, i bez připojení k internetu je číst a vytvářet nové – aby se po opětovném připojení synchronizoval obsah vašeho počítače s poštovním serverem.

V případě kancelářských aplikací Google Apps to zase tak jednoduché není. Off-line totiž můžete upravovat pouze textové dokumenty a prezentace, tabulky lze pouze prohlížet. Nicméně Google tento nedostatek dohání bezproblémovou prací s dokumenty v přenosných zařízeních s operačními systémy Android a iOS. Pro firemní uživatele Google Apps je zdarma k dispozici kancelářský balík Quickoffice pro Android a iOS, jenž se vyvíjí již nějakou dobu pod taktovkou Googlu. Tím se služby Google Apps rozšiřují i do světa přenosných zařízení, která bývají velmi často on-line i mimo kancelář.

Trumf Microsoftu, možnost instalace

Office 365 má oproti tomu v rukávu jiné eso – možnost instalace kompletní sady kancelářských aplikací do počítače, respektive ve vyšších variantách předplatného, až do pěti různých počítačů jednoho uživatele. Outlook, Word, Excel, PowerPoint i další Office aplikace se pak bez problému propojí s cloudovým úložištěm SkyDrive, ve kterém lze pohodlně sdílet dokumenty, fotky, prezentace a další podklady se spolupracovníky.

Pro uživatele, kteří si svůj pracovní život nedovedou představit bez Outlooku, přitom jde o jedinou myslitelnou alternativu využívání softwaru prostřednictvím cloudu. Nabídka funkcí klasických kancelářských aplikací (typicky například možnosti Excelu při analýze podnikových dat), určených k instalaci do počítače (s Windows nebo OS X), navíc dalece přesahuje možnosti on-line kancelářských programů v základních nabídkách Google Apps i Office 365.

Microsoft zatím ovšem výrazně ztrácí v mobilních zařízeních. Jeho ekosystém sice doplňují smartphony s operačním systémem Windows Phone, který má Office aplikace ve své základní výbavě, a tablety s Windows 8 či Windows RT, tato zařízení ovšem využívá zatím pouze malý zlomek firem. Kancelářské aplikace pro iPhony, iPady a přenosná zařízení s Androidem ještě Microsoft nenabízí.
Aktualizace 2.1.2014: Microsoft v současné době již nabízí Office i uživatelům iPhonů a telefonů s Androidem. Uživatelé tabletů iPad a tabletů se systémem Android mohou využít Office Web Apps, a to včetně aplikací typu OneNote, SkyDrive Pro či Lync. 

V praxi pak narazíte na další problém, kterým je vzájemná nekompatibilita mezi dokumenty zpracovávanými v aplikacích Microsoft Office a Google Apps. Dokumenty je třeba konvertovat, což sice funguje automaticky, ovšem dochází přitom k problémům s formátováním jejich obsahu.

Kancelář budoucnosti

Na misku vah při výběru mezi Google Apps a Office 365 můžeme přihodit ještě další argumenty. Při volbě mezi on-line kancelářskými aplikacemi může svou roli hrát například i styl spolupráce více uživatelů. Zatímco v Google Apps se nad dokumenty spolupracuje v reálném čase, v případě kooperace v Office 365 (kromě webového Excelu) je třeba změny provedené jinými uživateli nejdříve synchronizovat (aplikace vás přitom na dostupné úpravy upozorní).

Na druhou stranu Microsoft dělá hodně i pro usnadnění vnitrofiremní komunikace. S aplikací Lync je například možné sjednotit všechny komunikační kanály a organizovat videokonference se sdílením prezentací či pracovních ploch. Oba konkurenti navíc pamatují i na možnost sdílení znalostí či vnitrofiremní debaty, a umožňují proto vytvoření vnitrofiremní sociální sítě. V případě Googlu takové možnosti nabízí Google+, Microsoft si za tímto účelem pořídil projekt Yammer. Pokud byste ovšem považovali podnikovou sociální síť za nedostatečné řešení, můžete v rámci předplatného Office 365 využívat i služby SharePoint serveru pro provoz intranetu a týmových pracovních prostorů se sdílenými daty.

Jen těžko bychom vyvozovali jediný konkrétní závěr pro výběr mezi dvěma hlavními nabídkami čerpání služeb kancelářských aplikací prostřednictvím cloudu. I z našeho rychlého přehledu je ovšem asi jasné, že pokud většinu času pracujete on-line a na cestách využíváte zařízení s Androidem či iOS, může pro vás výhodnější volbu představovat přímočará nabídka Google Apps. Na druhou stranu, jestliže chcete stále pracovat i s klasickými kancelářskými aplikacemi a máte vysoké nároky na vzájemnou komunikaci a kooperaci vašich zaměstnanců, najdete řešení spíše v plánech předplatného Office 365 od Microsoftu.