Hlavní navigace

Patero způsobů, jak se vyhnout výčitkám při nákupech IT

19. 12. 2022
Doba čtení: 9 minut

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Více než polovina organizací zažila v posledních dvou letech vysokou míru lítosti nad nákupy technologií. Zde je návod, jak zajistit, aby se vaše investice do IT vrátily.

Když byl dotázán na to, zda někdy litoval nákupu technologie, uvedl zkušený technický ředitel Sanjay Macwan po dlouhém přemýšlení klasickou medializovanou technologii, která se ještě neprosadila: chytré brýle.

Mrzely vás v nedávné době některé nákupy technologií?

Téměř před deseti lety, když se tato technologie dostávala na trh, Macwan a jeho výkonní kolegové měli „obrovský zájem o využití této technologie,“ říká. Udělali tedy velký skok a utráceli za hardwarové i softwarové produkty ve snaze vyvinout zážitky s rozšířenou realitou. Ale tento riskantní podnik nevyšel.

„Technologie nebyla dostatečně vyspělá a obchodní model – jak vydělávat peníze tvorbou obsahu s rozšířenou realitou – nebyl dostatečně vyspělý. A museli jsme ustoupit,“ říká Macwan, v současnosti CIO a CISO společnosti Vonage, a dodává, že tato zkušenost mu pomohla vylepšit čtyřbodový rámec, který nyní používá při nákupu technologie. 

Osm charakteristik vysoce efektivních CIO Přečtěte si také:

Osm charakteristik vysoce efektivních CIO

Před investicí si Macwan, jeho IT tým a další zúčastněné strany kladou čtyři otázky:

  • Dokážou formulovat schopnosti, které od technologie požadují, a zajistit, aby je technologie mohla poskytnout?
  • Mají potřebné dovednosti k implementaci technologie?
  • Podaří se jim investici úspěšně zprovoznit?
  • Existují metriky, které by posoudily, zda se realizuje očekávaná návratnost investic?

Macwan schválí nákup pouze tehdy, když on a jeho týmy mohou na tyto otázky odpovědět ano s vysokou mírou sebevědomí. Tento rámec, dodává, pomáhá zajistit, aby byly všechny součásti potřebné k úspěchu k dispozici ještě před uzavřením obchodu.

Uznává, že kdyby tento přístup zavedl před deseti lety, uznal by, že investice do chytrých brýlí a technologie AR nebyl dobrý krok.

CIO, kteří se chtějí do budoucna vyhnout podobným zklamáním, by měli z podobného přístupu k nákupu IT prospěch, říkají technologičtí lídři a odborníci z oboru.

Lítost z technologických nákupů na vzestupu

Výzkum ukazuje, že mnoho organizací má stále problémy s dobrými nákupy IT. V nedávném průzkumu Gartner zjistil, že 56 % organizací má vysokou míru „litování nákupu“, pokud jde o jejich největší nákup související s technologiemi v předchozích dvou letech. Gartner kategorizoval nákup jako „velká lítost“, když respondenti souhlasili s tím, že zakoupená nabídka selhává nebo nesplňuje očekávání a že zvažovali nabídky, které byly mnohem ambicióznější, než ty, pro které se rozhodli.

Ocenění IT produkt roku 2022 Přečtěte si také:

Ocenění IT produkt roku 2022

Výzkum, který se zakládal na 1 120 respondentech na manažerské a vyšší úrovni v Severní Americe, západní Evropě a asijsko-pacifickém regionu, však zjistil, že problémem není samotná technologie, říká Hank Barnes, významný viceprezident. analytik a vedoucí výzkumu zaměřený na nákupní chování podniků ve společnosti Gartner. Problémem je spíš proces nákupu.

„Je to mnohem více o rozhodovacích postupech,“ dodává Barnes.

To se však dá napravit – jak ukazuje Macwan. Skutečně existují kroky, které mohou CIO podniknout k posílení nákupního procesu, aby omezili šance, že [tento proces] skončí nákupem, kterého organizace lituje. Zde je pět takových kroků.

Poskytněte další pokyny nákupčím technologií, kteří nejsou součástí IT

Průzkum společnosti Gartner ukazuje, že míra lítosti organizace se liší v závislosti na procesech, které používá k rozhodování o nákupu technologií, a také na tom, kdo a kolik zainteresovaných stran je zapojeno.

Výzkum například ukazuje, že 67 % lidí, kteří se podílejí na rozhodování o nákupu technologií, není součástí IT a že kupující, kteří nejsou součástí IT, budou s vyšší pravděpodobností litovat nákupu technologie, pokud konečné rozhodnutí neleží na CIO, neboť organizace uvádějí lítost pouze u 38 % případů, kdy konečné rozhodnutí leží na CIO, ve srovnání s celkovou mírou 56 %. 

Vítězové soutěže Případová studie 2022 Přečtěte si také:

Vítězové soutěže Případová studie 2022

Gartner také zjistil, že kupující, kteří nejsou součástí IT, s větší pravděpodobností omezí své plány, což také vede k vyšší míře lítosti.

A vzhledem k tomu, že výdaje na technologie jsou v průměru rovnoměrně rozděleny mezi IT a ne-IT oddělení, jako je marketing a finance, podle průzkumu CIO.com 2022 State of the CIO existuje ve většině organizací v dnešní době rostoucí riziko lítosti nad nákupem.

Gartner také zjistil, že kupující, kteří nejsou IT, s větší pravděpodobností omezují své plány, což také vede k vyšší míře lítosti.

A vzhledem k tomu, že výdaje na technologie jsou v průměru rovnoměrně rozděleny mezi IT a ne-IT oddělení, jako jsou marketing a finance, existuje podle průzkumu CIO.com State of the CIO z roku 2022 ve většině organizací v dnešní době rostoucí riziko lítosti nad nákupem.

Barnes však vidí příležitost pro CIO, jak to zvrátit tím, že jim nabídne konkrétnější a formalizovanější pokyny ohledně výdajů na technologie, které nemají pod kontrolou – například ve spolupráci s osobami s rozhodovací pravomocí mimo IT, jak určit rozsah jejich plánovaného nákupu, překontrolovat dodavatele, přezkoumat případové studie a naplánovat implementaci.

„Jak se nákup distribuuje, CIO a jejich týmy musí pomáhat ostatním rozpoznat, co musí udělat, aby se rozhodli o nákupu,“ dodává Barnes. „CIO mohou pomoci [kupujícím mimo IT] podívat se na dopad integrace, provozní dopad, bezpečnost a jak zapojit tyto funkční skupiny, aby pomohly. CIO mohou tyto další skupiny koučovat, organizovat a podporovat.“

Zaujměte strategický přístup k zapojení dodavatelů

Průzkum společnosti Gartner také ukazuje, že správné postupy řízení prodejců mohou výrazně ovlivnit výsledky nákupu. Například, zatímco je přirozené přijímat informace od prodejců během nákupního procesu, kupující, kteří nákupu [nakonec] nelitují, zaujímají strategičtější – a selektivnější – přístup ke shromažďování informací, říká Barnes a dodává, že neprovádějí hluboké analýzy se všemi prodejci, což je krok, který může způsobit zmatek, informační úzkost a strach, že by jim v záplavě detailů mohlo něco uniknout. 

Uvažujte strategicky! Přinášíme přehled věcí, které lídři obvykle přehlížejí Přečtěte si také:

Uvažujte strategicky! Přinášíme přehled věcí, které lídři obvykle přehlížejí

„Kupující dnes řeší příliš mnoho možností a je to příliš mnoho dobrých možností,“ říká Barnes. „Takže chytří kupující studují; u prodejců jdou do hloubky; pak si vyberou jednoho a jdou hlouběji.“

Macwan zastává podobný přístup a říká, že vyzývá dodavatele, aby zajistili, že dokážou poskytnout schopnosti, které jeho společnost potřebuje. „Pak vezmu nejlepší prodejce a zeptám se jejich názorů na to, jak zprovoznit [jejich produkty] v mém podniku. A zeptám se, jak by měřili náš úspěch pomocí jejich produktů. Máme interní metriky, ale také od nich chci slyšet, jak nejlépe měřit. Měli by mít důkaz, který by mohli sdílet,“ říká.

Pokud vám tyto otázky zní povědomě, Macwanův přístup k zapojení dodavatelů ukazuje výhodu záměrného shromažďování cílených informací, které chcete jako součást vašeho rámce pro hodnocení nákupu IT.

Kupující pozor: Musíte vědět, co získáváte – včetně skrytých nákladů

Vedoucí pracovníci musí mít na paměti výrok „caveat emptor“ nebo „nechť si kupující dává pozor“.

Přesněji řečeno, CIO – ať už si technologie kupují sami nebo spolupracují s kolegy – musejí důkladně porozumět technologii, kterou kupují: jejím schopnostem, požadavkům na integraci a podporu, jejím nedostatkům a tak dále, říká Michael Spires, ředitel a vedoucí divize Technology Transformation Practice v poradenské firmě The Hackett Group.

Zní to jednoduše, Spiers připouští, ale mnozí nedělají dostatečně důkladná hodnocení.

„Ano, existují lidé, kteří vám mohou pomoci, a systémoví integrátoři, které si můžete najmout, ale pokud jste dosud s nějakou technologií nepracovali, máte slepá místa. Možná si neuvědomujete, jak těžké by bylo podpořit přijetí nebo přechod z jedné sady služeb na druhou, nebo jak snadno by [technologie] šla nebo nešla nakonfigurovat, nebo zda existuje standardní způsob, jak to udělat, nebo zda bude [technologie] příliš rigidní na to, aby vyhovovala vašim potřebám,“ říká. 

Jak poznáte, že už s tím máte seknout Přečtěte si také:

Jak poznáte, že už s tím máte seknout

Spires říká, že organizace také často neprovádějí důkladné vyúčtování nákladů souvisejících s nákupy technologií, takže nemají přesné údaje o celkových nákladech na vlastnictví. To není překvapivé, dodává Spires, vzhledem k tomu, jak snadné je často nechat se rozptýlit sliby, které nabízí investice do nových technologií.

„Výhody se prodávají předem,“ říká, „a výzvy jsou bagatelizovány nebo skrývány. Ale tyto výzvy mohou vést k překvapením z hlediska nákladů nebo tyto výzvy pro některé organizace mohou být nepřekonatelné, což obojí vede k lítosti.“

Sestavte ten správný nákupčí tým

Podle průzkumu společnosti Gartner mají na výsledky investice výrazný vliv také hráči ve vašem nákupčím týmu, protože u kupujících, kteří nákupu nelitovali, bylo prokázáno, že mají rozmanitější nákupčí týmy s více zapojenými funkčními skupinami.

Toto zjištění však nenaznačuje, že odpovědí je více lidí v procesu, říká Barnes. Ve skutečnosti může být příliš mnoho [lidí] na škodu. Klíčem je spíše vytvořit proces spolupráce, který zajistí, že právě ti správní zaměstnanci s potřebnými odbornými znalostmi provádějí důkladnější posouzení možných nákupů, tak aby se otázky, problémy a potřeby řešily předem, říká.

Organizace, které tyto odborné znalosti během výběrového procesu neshromáždí, často zaznamenávají zpoždění, protože narážejí na požadavky (jako jsou bezpečnostní kontroly), o kterých předem nevěděly, že je mají řešit, říká Barnes. Problematičtější je, že tyto organizace si po nákupu také s větší pravděpodobností uvědomí, že jim unikly problémy, které buď nelze řešit, nebo je nelze snadno obejít, což vede k vyšší pravděpodobnosti výčitek svědomí, říká.

Pište pro CIO Business World

 

Máte dobré nápady, máte co říct? Chcete se podělit o své znalosti se čtenáři CIO BW?

Je tu ideální příležitost. V redakci neustále hledáme externí autory, kteří rozšíří náš záběr. Nabízíme možnost publikací zajímavých článků nejen na webu, ale také v našem tištěném magazínu. Pokud máte zájem, ozvěte se šéfredaktorovi na e-mail: radan.dolejs@iinfo.cz

Sunil Kanchi, CIO ve společnosti UST, poznamenává, že CIO by při sestavování svých nákupčích týmů měli velice přemýšlet o tom, kdo může mít cenné poznatky, které by mohly ovlivnit nákupní rozhodnutí.

Kanchi například spolupracuje s CHRO své firmy a dalšími vedoucími pracovníky, aby porozuměl předpokládaným personálním potřebám společnosti, a aby tak bylo zajištěno, že nové podnikové systémy budou fungovat nejen v krátkodobém horizontu, ale mohou se adekvátně škálovat s růstem pracovní síly.

Buďte připraveni se rychle otáčet a pohybovat

Pokud jde o nákupy technologií, další důvod k lítosti může být v tom, že se nepohybujete dostatečně rychle. Merim Becirovic, výkonný ředitel globálního IT a podnikové architektury ve společnosti Accenture, říká, že jeho klienti se často ptají, zda nezaostávají.

„S dnešní úrovní technologické vyspělosti je mnohem snazší dělat dobrá rozhodnutí a nelitovat jich. Ale to, co slyším, jsou otázky ohledně toho, jak dělat věci rychleji,“ říká. „Stále získáváme více schopností, ale všechno se to vyvíjí tak rychle, že je stále těžší držet krok.“

Zpoždění může znamenat promarněné příležitosti, říká Becirovic, což může způsobit výčitku nad tím, co jsme měli udělat lépe. „Přál bych si to vědět, kéž bych to věděl [dřív],“ dodává.

Becirovic radí CIO, jak se takovým scénářům vyhnout, a tvrdí, že by měli činit technologická rozhodnutí na základě toho, co přinese přidanou hodnotu; přejít na veřejný cloud, aby se vytvořila agilita potřebná k udržení tempa a prospěchu z rychle se zvyšujícího tempa inovací IT; a aktualizovat postupy IT governance přizpůsobené pro dohled nad cloudovým prostředím s poplatky na základě spotřeby.

„Takže můžete rychle selhat díky ověřování koncepce, takže se nezavazujete a o rok později nezjistíte, že to nebude fungovat. Dnes je v cloudovém světě mnohem snazší zkoušet věci rychle, zkoušet věci rychleji; neexistuje pro to lepší čas,“ říká.

ICTZ23

Přesně tak to dělá i jeho vlastní společnost. Becirovic poukazuje na probíhající testy týkající se schopností umělé inteligence, které nejsou zcela připraveny na „hlavní vysílací čas“. „Zkoušíme spoustu různých věcí a rychle je vyhazujeme nebo je odkládáme na polici a říkáme, že se k nim vrátíme za šest nebo devět měsíců, až uvidíme, že k nim bylo přidáno trochu více schopností,“ vysvětluje.

Vytvoření prostředí pro tento přístup, říká Becirovic, pomáhá odvrátit špatné nákupy a promarněné příležitosti.

 

CIO Business World si můžete objednat i jako klasický časopis (v tištěné i v digitální podobně) Věnujeme se nejnovějším technologiím a efektivnímu řízení podnikové informatiky. Přinášíme nové ekonomické trendy a analýzy a zejména praktické informace z oblasti podnikového IT se zaměřením na obchodní a podnikatelské přínosy informačních technologií. Nabízíme možná řešení problémů spojených s podnikovým IT v období omezených rozpočtů. Naší cílovou skupinou je vyšší management ze všech odvětví ekonomiky.