Každodenní (ne)efektivita pracovního dne

V dnešní době jsou již všechny společnosti více méně závislé na IT systémech. Většinou u nich najdeme různorodé kombinace e-mailových systémů, úložišť dokumentů, backoffice a objednávkových systémů a systémů pro řízení provozu (výroba, skladové hospodářství, logistika aj.). U většiny organizací jsou však tyto systémy na sobě zcela nezávislé. A tak dochází k tomu, že mezi nimi zaměstnanec „stále“ přepíná.

Každý z nás to jistě zná. Typická situace: přijde mi notifikace do e-mailu, například že můj podřízený žádá o dovolenou. Co to přinejmenším pro mě znamená?

• Nalezení odkazu na požadovanou aplikaci (na ploše, v záložkách ve webovém prohlížeči).
• Spuštění aplikace.
• Přihlášení do aplikace.
• Vyhledávání a zadání požadovaných údajů.
• Odhlášení z aplikace a přihlášení do následné aplikace.

Nešlo by to lépe a efektivněji?

Zaměstnanci se většinou potýkají s tím, že jednotlivé systémy nejsou propojeny, tedy nepracují s jednou core aplikací, ale s mnoha aplikacemi. Při vyhledávání a práci stále něco otevírají či hledají.

Základním problémem je krátkodobý pohled na investice ve společnosti a s ním spojený úzký pohled na problematiku. Při zavádění nového systému, který má zvýšit efektivitu ve společnosti, se často uvažuje jen o konkrétním problému a neřeší se již existující IS organizace. Důvodem je zpravidla úspora investic, jelikož nasadit izolovaný IS je snazší a levnější než integrovat nový IS s existujícími systémy. Investice do integrace není totiž viditelná ihned.

Není jednoduché vysvětlit a obhájit vyšší náklady do integrace heterogenních systémů v krátkém období. Je nutné investici a její návratnost řešit v období spíše delším, a to alespoň tří let.

Jak by to mohlo vypadat?

V případě, že zaměstnanec ušetří díky integraci 30 minut denně, to jsou 2,5 hodiny za týden, 10 hodin za měsíc a v roce úspora tvoří již „pěkných“ 120 hodin. Pokud bychom toto číslo vynásobili počtem pracovníků a cenou jejich práce, limitně se dostáváme k částce, kterou zaměstnanci za rok „proklikají“ přepínáním v rámci IS společnosti.

Řešením je pohlížet na jednotlivé systémy jako na puzzle, které do sebe musí postupně zapadat, tj. být integrovány. V ideálním případě by měl pracovník většinu standardních činností dělat v univerzálním prostředí, tak aby nebyl nucen měnit během dne systém.

Ve většině společností je stále základním prostředkem komunikace e-mailový klient. Z tohoto pohledu je to ideální prvek, do kterého je možné zaintegrovat aktivity z jiných systémů. Dnešní doba umožňuje použít prostředí poštovního klienta nejen pro příjem a odesílání elektronické pošty, ale i pro vykonávání standardních pracovních úkonů jako:

• Schvalovací procesy – do e-mailu přijde notifikace s odkazem (např. o nutnosti schválit fakturu) na akci „Schvaluji“, kliknu a proces je vyřízen.
• Sdílení dokumentů – díky integraci na systém DMS, kde jsou vidět komentáře, verze mají zaměstnanci k dispozici vždy v poslední variantě. V rámci e-mailu již neposíláme soubory, ale odkazy, takže se snižuje i vytížení serverů. DMS soubory je nutné ukládat ihned z příchozích e-mailů (či rovnou přetažením uložit do DMS celý e-mail), a to ideálně pomocí Drag & Drop.
• On-line komunikace – mnohdy je efektivnější neodesílat e-mail, který se dotyčnému uloží do fronty k vyřízení v mailboxu, ale poslat krátkou textovou zprávu, resp.: zahájit on-line chat a záležitost rovnou vyřídit.

V ideálním případě zaměstnanec po příchodu do práce pustí jednu core aplikaci, ve které obstará e-maily, schválí procesy, vyjádří se k souborům svých kolegů a případně vyřídí pracovní dotazy pomocí rychlého on-line chatu. Otevření dalších aplikací nebude potřeba s výjimkou práce se specializovanými verzemi (sklady, účetnictví, logistika aj.).

Ondřej Fuxa pracuje jako vedoucí střediska a integrace IBM Notes ve společnosti Your System.