Hlavní navigace

Jak správně číslovat faktury aneb Vše, co byste měli vědět, než vystavíte první doklad

27. 2. 2020
Doba čtení: 3 minuty

Sdílet

 Autor: © tetxu - Fotolia.com
Nedílnou součástí faktury je pořadové číslo. Doklad se bez něj neobejde, nicméně žádný zákon neurčuje, jak by měla číselná řada vypadat. Pokud se chystáte podnikat a neste si jistí, jak se k číslování postavit, seznamte se základními pravidly. A vy, jež se již v byznysu pohybujete nějaký ten pátek, si je pro jistotu zopakujte.

Číslování faktur musí být jasné a přehledné

Nejlepší možná varianta je číslování chronologicky vzestupně. Tedy tak, aby měla každá další faktura číslo o jedno vyšší než doklad předchozího data. Např. fakturu vydanou 1.1. označíte pořadovým číslem 1, fakturu z 4.1. číslem 2, fakturu z 8.1. číslem 3 atd.

K označení faktury však obvykle nepoužíváme pouze číslo, ale specifickou číselnou řadu, která může obsahovat více kombinací číslic i textové řetězce (např. VFRRRRCCC). K jakému tvaru se nakonec přikloníte, je na vás. Měli byste ho však dodržovat a průběžně neměnit, aby byly doklady přehledné pro vás i pro úředníky z finančního úřadu. Online fakturační systémy jako SuperFaktura.cz samozřejmě vlastní číselné řady umožňují.

​Vystavujete několik specifických faktur?

Může se stát, že během roku vystavujete faktury např. fyzickým osobám, právnickým osobám klientům z třetích zemí apod. Případně byste rádi odlišili číslování zálohových a ostrých faktur. Pro jednotlivé oblasti můžete zvolit samostatné číselné řady. Ty samozřejmě musíte v rámci zachování přehlednosti dodržovat.

 Pozor na znaky, přidělají vám práci

V pořadovém čísle faktury mohou být obsaženy také znaky. Například pomlčka nebo lomítko. Z účetního hlediska je to v pořádku – mějte však na paměti, že vám mohou působit komplikace při párování plateb. Většina bank umožňuje zadávání variabilního symbolu jen ve formě číslic. Spárování dokladů s úhradou proto musí probíhat ručně.

​Co když v číslování uděláte chybu?

Mýlit se je lidské a může se stát, že např. přeskočíte jedno či více čísel. Finanční úřad však může nabýt podezření, že jste „chybějící“ faktury vědomě nezahrnuli do účetnictví – proto je vhodné přidat doklad, který je o omylu informuje. Prevencí chybějících čísel je elektronická fakturace a s automatickým číslováním.

Někteří podnikatelé řeší chybějící číslo v řadě přidáním faktury, která na daném místě nemá co dělat. Např. přidáním faktury z 12.12. označenou číslem 2 mezi fakturu číslo 1 vydanou 1.10. a fakturu s číslem 3 vystavenou 5. 10. Podobný chaos si v účetní agendě nedělejte.

Elegantním způsobem, který nijak neodporuje platné legislativě, je nastavení číslování samostatně pro každý měsíc. Případně do číselné řady uvádět datum vystavení. Faktury vydané v lednu by mohly vypadat takto: 20201001, 20201002...; únorové faktury následovně: 20202001, 20202002... V případě číslování s datem vystavení pak takto: 20200101 (faktura z 1.1. 2020), 20200310 (faktura z 3.10. 2020).

 Neproplacené faktury si ponechejte

Co s fakturami, které vám odběratelé z nějakého důvodu neuhradili. Pokud vás napadlo, že je smažete, raději do svého záměru upusťte. V očích finančního úřadu byste mohli být za podvodníka, který chce státní kasu ošidit o daň z příjmu nebo DPH.

​Jaký postih vám hrozí za nesprávně vystavený doklad?

Finanční úřad může za špatně vystavený doklad (tzn. fakturu bez předepsaných formálních záležitostí) uložit pokutu od 500 Kč, a to i v případě, že se subjekt nedopustil krácení daní. Postih paradoxně hrozí také příjemci špatně vystaveného dokladu. Pokud si ohledně povinných výdajů na faktuře stále nevíte rady a nechcete riskovat sankce ze strany finančního úřadu, zkonzultujte problematiku se zkušeným účetním.