Jeden z nich sepíše zápis ze schůzky v textovém editoru a pošle jej ostatním jako přílohu e-mailu k odsouhlasení. Někteří zápis odsouhlasí, někteří napíšou své připomínky do těla e-mailu a někdo vytvoří novou verzi přílohy. Někteří odpovědí pouze odesílateli a někdo odpoví všem. Kolik e-mailů takto vznikne během jednoho odpoledne? Kolik různých verzí zápisu? Kde lze najít finální verzi zápisu? A kdo si vzpomene za čtrnáct dní, na čem se účastníci na schůzce dohodli a jaký je stav plnění zadaných úkolů?
E-mail skutečně není vhodným nástrojem na sdílení dokumentů a řízení úkolů. Navíc lze přidat další nevýhody, se kterými se denně setkáváme. Asi to znáte – bezmoc v situaci, kdy důležitý dokument má nemocný kolega ve své e-mailové schránce. Tichá zuřivost, když ve schránce nalézám informace, jež nejsou určené pro mě nebo které znát nechci a ke své práci je nepotřebuji. Rozčarování, když se úkoly zadané e-mailem neřeší kvůli tomu, že jej kolegové „nedostali“ nebo zapadl ve změti ostatních zpráv. Naštvanost, když se někdo snaží podvodně získat heslo k internetovému bankovnictví.
Ačkoliv předchozí odstavce vyznívají jako pranýřování e- -mailů, jsou spolu s telefonem stále nejčastěji využívanými komunikačními prostředky ve firmách. A bude tomu tak i v blízké budoucnosti. Ve srovnání s jinými komunikačními prostředky se míra využívanosti e-mailů za posledních pět let zvedla zdaleka nejvíce.
Za své výsadní postavení vděčí e-mail zejména jednoduchosti použití a všeobecné dostupnosti. Pokud uživatel dokáže zapnout počítač, umí obvykle pracovat i s e-mailem. A od vzniku první freemailové služby v roce 1996 muže mít e-mailovou schránku opravdu každý.
Jedním dechem je třeba dodat, že e-mail je již více než 40 let starou technologií. Internet nyní využívá mnohonásobně více lidí a podniků, jež mají odlišné požadavky na elektronickou komunikaci než výzkumníci v sedmdesátých letech minulého století.
Využijte i nové možnosti
Dodavatelé ICT řešení jsou si samozřejmě nedostatků e-mailové komunikace vědomi a uvádějí na trh stále nové nástroje zaměřené na některou z oblastí, ve kterých e-mail skutečně nestačí.
Blíže upozorníme na dvě sféry, ve kterých pokládáme nahrazení e-mailu vhodnějšími nástroji za naprostou nezbytnost. Obě jsou důležité zejména v kontextu stále významnějšího trendu práce mimo kancelář (nebo chcete-li práce, kdekoliv je potřeba).
První z oblastí je spolupráce a řešení problémů v reálném čase. Domlouvat se ze služební cesty se třemi kolegy nad konceptem nového firemního webu o jeho dalším rozvoji, to je úloha pro e-mail neřešitelná. S úspěchem lze využít audio nebo video konferenci, instant messaging nebo nástroje zavádějící principy známých sociálních sítí do firemního prostředí. Situace je zcela jiná, když všichni čtyři spolupracovníci na monitoru vidí on-line návrh vzhledu a diskutují prostřednictvím komentářů nebo hlasového přenosu.
Druhou oblast představuje řízení firmy nebo projektů. Při používání e-mailů jednoduše nezjistíte, kdo na čem pracuje, jak je činnost daleko, jestli vše běží hladce nebo vznikl problém. Nenajdete jednoduše aktuální verzi požadovaného výstupu. Každá komunikace bude vyžadovat prohledávání předchozích e-mailů pro udržení kontextu. I v této sféře existuje řada nástrojů, od jednoduchých úkolovníků až po robustní řešení, která integrují věcné výstupy a řídicí informace do jednoho prostředí, jež je přístupné prostřednictvím internetu z libovolného koncového zařízení. Každý člověk pracující na projektu má aktuální přehled o tom, co se děje, kdo na čem pracuje a má přístup k již vytvořeným výstupům.
Je třeba zdůraznit, že výše uvedené nástroje nejsou dostupné pouze velkým korporacím. Podobná řešení může využít i menší nebo střední firma a i pro ni bude zavedení nových řešení pro podporu komunikace a spolupráce znamenat konkurenční výhodu v podobě zásadního zvýšení produktivity. Autor působí jako ředitel Unicorn Universe.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU