DMS jako součást business continuity plánu

Při takovém plánování se pamatuje na IT infrastrukturu, hardwarová zařízení i jednotlivé procesy, ale nejednou se zapomíná na zálohování důležitých papírových záznamů a dokumentů.

Papír není z principu odolný materiál, snadno hoří, může ho zničit voda a dokumenty se mohou prostě i ztratit. Některé dokumenty přitom nelze zpětně obnovit a jsou nejen důležité pro fungování firmy, ale jsou i vyžadované zákonnými normami, přičemž někdy je nutné je ukládat i dlouho poté, co skončila jejich efektivní platnost.

Implementace jakéhokoli systému pro správu dokumentů a/nebo digitalizace většího množství papírových záznamů vždy vyžaduje pečlivé plánování a práci se zaměstnanci, respektive budoucími uživateli systému, kteří musí být o jeho užitečnosti a fungování přesvědčeni. Proces implementace se obvykle dělí na čtyři fáze:

• 1. Určení cílů

• 2. Identifikace vhodných řešení

• 3. Implementace systému

• 4. Digitalizace dokumentů

Určení cílů

Určení kritických cílů je nejdůležitější částí implementačního procesu. Rozhodování v této fázi ulehčuje Business Impact Analysis (BIA), a to prostřednictvím provázání procesů a dokumentů, které s nimi souvisejí. Prostřednictvím identifikace kritických procesů a operací lze snadněji určit konkrétní dokumenty, a díky tomu i ty, které má význam digitalizovat. Organizace, ať již komerční firma či veřejná instituce, se pak musí rozhodnout, který proces použije k digitalizaci dat. V současnosti se používají dva přístupy:

• 1. Zpětná digitalizace („backlog conversion“)

• 2. Dopředná digitalizace („day forward“)

Při zpětné digitalizaci se převádí již existující papírové dokumenty, i když i v tomto případě jde jen málokdy o naprostou digitalizaci všech materiálů. Spíše je dobré vyhodnotit důležitost jednotlivých dokumentů a digitalizovat ty, u nichž dochází k častému zpracování/vyhledávání, respektive jejich ztráta by znamenala pro společnost vážné problémy.

Dopředná digitalizace znamená převádění jen nových dokumentů, popřípadě dokumentů teprve nedávno pořízených. Je logické, že v praxi se jen výjimečně volí jeden z těchto přístupů v čisté podobě, většinou je výsledný postup mixem obojího, kdy se například digitalizují nové dokumenty a ty staré až v případě volných kapacit.

Identifikace vhodných řešení

Tato fáze obnáší určení a výběr produktového řešení, které nejlépe vede k vytyčeným cílům v rámci podnikového DMS (či EDMS –- Electronic Document Management System). Obvyklými požadavky je možnost dávkové, hromadné digitalizace, což zahrnuje i efektivní rozpoznávání znaků (OCR – Optical Character Recognition), která může v našich podmínkách občas obnášet problém s diakritikou v různých fontech. Dále rychlé vyhledávání v dokumentech i jejich pružné získávání z databáze, a to prostřednictvím uživatelského rozhraní přístupného i lidem, kteří nejsou expertními uživateli počítačů.

Některá DMS řešení jsou lepší než jiná v procesu hromadné digitalizace velkého množství formulářů či dopisů. To i přes vyšší investiční náklady do aplikačního a hardwarového vybavení vede, zvláště u větších organizací, k rychlé návratnosti vložených prostředků, většinou díky úspoře na personálních nákladech.

Při volbě řešení v dnešní době je i vhodné hledět na to, zda podporuje open-source standardy, ať již jde o formát databáze, dokumentů či uložení obrázků.

Implementace systému

Po výběru dokumentů k digitalizaci a EDMS řešení přichází fáze implementace. Při té je potřeba nezapomenout ani na fyzické umístění digitalizovaných dat i jejich (nejlépe identické) zálohy, což je zvláště důležité pro případ požárů, povodní či jiných přírodních katastrof. K čemu jsou precizně archivovaná a digitalizovaná data, když je může požár zničit ve stejné budově jako jejich papírové předlohy?

Jak již bylo zmíněno, přístup k digitalizovaným datům by měl být co možná nejpohodlnější, proto by do návrhu a testování uživatelského rozhraní měli být zapojeni i jeho budoucí uživatelé. Pro snadný vzdálený přístup je vhodné použít webového rozhraní.

Digitalizace dokumentů

Digitalizovat dokumenty může společnost pomocí svého vybavení, takříkajíc in-house, či ho outsourcovat k externímu dodavateli. Volba záleží na konkrétních podmínkách, většinou na množství a četnosti převodu dokumentů, dostupnosti investičních prostředků i na tom, zda má vůbec společnost k dispozici v oboru zkušené zaměstnance. Ačkoli outsourcování IT činností nabízí široké možnosti, tak při nárocích na velký objem digitalizování bývá obvykle in-house řešení z dlouhodobého hlediska nejlepší.

Běžným postupem při snižování nákladů na digitalizaci dokumentů je přizpůsobení současných organizačních procesů novým nárokům spojeným s EDMS. Účinné, a přitom jednoduché je umožnit zákazníkům elektronické objednávání pomocí webového formuláře, respektive obecně elektronickou komunikaci s organizací. Díky tomu jsou takové údaje rovnou zadávané do elektronického úložiště bez nutnosti fyzické digitalizace.

Plánujte s rozvahou

Ať už zavádíte EDMS v rámci business continuity plánování pro případ krizových situací, nebo prostě pro urychlení procesů a snížení nákladů na ně, vždy by tyto plány měly být součástí celkové podnikové strategie, na jejímž návrhu se podílí nejen management, ale i pracovníci firmy, tedy ti, kteří budou tyto procesy zavádět a v hlavní míře DMS využívat.