Hlavní navigace

Správa dokumentů a procesy mají pevné pouto

3. 8. 2010
Doba čtení: 2 minuty

Sdílet

Víte, jak vypadá mnoho dnešních firem z pohledu dokumentů? Kde všude se nacházejí? Asi si dokážete představit, že jsou rozptýleny po sdílených discích, profilech uživatelů, intranetech či poštovních serverech.

Je jasné, že při určitém objemu nastane nezvladatelný chaos a situaci je třeba řešit. V tu chvíli vstupují na scénu systémy pro správu obsahu (ECM). Musí zvládnout vysokou variabilitu ve formátech uložení, v objemu jednotlivých záznamů i ve struktuře popisných údajů pro jednotlivé typy záznamů. Je rovněž třeba zohlednit vazby záznamů, jejich vývojová stadia, zajistit zabezpečení proti neoprávněnému přístupu i proti ztrátě či ošetřit víceuživatelský přístup.

Firmy obvykle neřeší celý obsah najednou, ale soustředí se na agendy, kde vzniká nebo kde se zpracovává nejvíce obsahu a kde přínosy převáží náklady na pořízení a provoz. Manipulace s obsahem obvykle v dané agendě nevytváří přidanou hodnotu, je ale pro danou agendu nezbytná. Proto, aby byly přínosy co největší, neřeší systémy ECM jen uložení a katalogizaci, ale optimalizují a automatizují procesy související s manipulací, tvorbou nebo se zpracováním daného obsahu.

Agendy, které se pomocí ECM řeší, často tvoří samostatné disciplíny. Case Management je procesní podpora zpracování a uchování dokumentace případů jako například vyřizování žádostí o úvěry, vyřizování pojistných událostí či reklamací nebo příprava a dokumentace revizí. Contract Management zase procesní podpora přípravy, schvalování a uchování smluv, Invoice Management podpora zpracování a uchování účetních dokladů. Patří sem i digitalizace papírových dokumentů a jejich zpracování.

Systémy ECM jsou vzhledem k variabilitě požadavků vysoce přizpůsobitelné a kombinují správu obsahu s řízením procesů. Musí pokrýt potřeby byznysu a jejich architektura musí respektovat technologický i kompetenční rámec IT společnosti. Jedná se o oblast, která zahrnuje velké množství systémů umožňujících zefektivnit široké portfolio agend. Vyšší efektivity dosahuje především zkrácením času pro činnosti bez přidané hodnoty a snížením chybovosti těchto činností automatizací rutinních kroků.