Moderní technologie umožnily vývoj sofistikovaných docházkových systémů, které podnikům šetří čas i náklady. Poradíme vám, co by kvalitní systémy pro evidenci docházky měly obsahovat a na co se zaměřit při jejich výběru. Povinnost evidovat pracovní dobu zaměstnanců je tuzemským podnikům přikazována zákonem. Zaměstnanec má navíc právo do vlastní evidence docházky kdykoliv nahlédnout. Díky kontrole nad příchody a odchody zaměstnanců je často možné získat přehled nad jejich pohybem a také snížit mzdové náklady.
1. Volba docházkové čtečky
Základem docházkových systémů jsou čtečky, které představují moderní obdobu tradičních "píchaček". V tuzemských podnicích jsou využívány tři typy čteček pro evidenci docházky, a to čtečky na magnetické karty, na čipy a na otisky prstů. Technologie magnetických karet je v současné době na ústupu. Magnetický proužek je totiž náchylný k otěru a karta se zaměstnancům láme, proto je nutná častá výměna. Navíc může docházet k záměně zaměstnanců, kteří si mohou karty snadno půjčovat. To platí i v případě čipů. Riziko záměny eliminují čtečky na otisky prstů. „Zaměstnanci navíc nemusejí nosit identifikační karty a čipy,“ upřesnil Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft.
2. Evidence docházky
Na základě přihlašování a odhlašování zaměstnanců prostřednictvím čteček systém tvoří evidenci docházky. Program automaticky počítá odpracovanou dobu, přesčasy, příplatky za víkendy, noční služby a svátky. Docházkové systémy rovněž umožňují tvorbu měsíčních výkazů práce, které mohou zaměstnavatelé upravovat. Samozřejmostí by mělo být zadávání absencí, uznávání přesčasů nebo povolení ručních oprav vypočtených hodnot. V rámci měsíčních výkazů práce je výhodou možnost navolení srážek či příplatků a zapisování poznámek u každého pracovníka zvlášť.
3. Plánování služeb
Programy umožňují na základě provozních podmínek firmy nadefinovat pracovní skupiny a jednotlivé směny. Na základě zvolených kritérií jsou následně automaticky generovány plány služeb, které zohledňují časy a délky směn, přestávky či dělení příplatků. Zvolte si takový docházkový systém, který dokáže rozplánovat dlouhodobé a měsíční rozpisy služeb. Výhodou je rovněž možnost přizpůsobit plán služeb jak pro nepřetržité, tak pro směnné provozy.
4. Tvorba podkladů pro mzdy
Praktickou funkcí docházkových systémů je export sebraných dat přímo do mzdových programů. Veškeré informace o odpracované době, přesčasech, práci o svátcích či v noci jsou evidovány a následně automaticky převedeny do programů pro výpočet mezd. Podniky by proto při volbě docházkového systému měly zohlednit, zda je zvolený systém kompatibilní se mzdovým programem, který je v daném firmě používán. Menší podniky, které nevyužívají specializované programy, zase ocení možnost exportu dat do aplikací Word nebo Excel.
5. Zabezpečení přístupu do podniku
Podniky, které jsou nuceny chránit drahé přístroje a vybavení nebo ukládají citlivé informace, mohou zvážit rozšíření docházkových systémů o přístupové terminály. Přístupové terminály totiž účinně nahrazují klíče. Vstup do místnosti je možný pouze na základě identifikace prostřednictvím otisku prstu nebo čipu. Díky přístupovému systému je možné povolit vstup pouze vybrané skupině osob nebo monitorovat pohyb zaměstnanců v rámci areálu firmy.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU