Hlavní navigace

Spolupráce v roce 2021: Dokumenty digitálně i bez dotyku

24. 2. 2021
Doba čtení: 4 minuty

Sdílet

 Autor: MyQ
Papír stárne. Ubývá situací, ve kterých skutečně potřebujeme držet v ruce fyzický dokument. Archivace se postupně přesouvá z kartonových složek do digitálních, přestože samozřejmě stále existují ve firmách oddělení, která tištěnou podobu dokumentů vyžadují. Jedna věc je ale mít papírovou verzi dokumentu, a jiná dále pracovat s informacemi, které dokument obsahuje.

Od toho je tu právě digitalizace – skenování a další nakládání s daty převedenými do elektronické podoby. Ruční přepisování položek z faktury už se pomalu stává věcí minulosti. Zvykáme si na automatizaci procesů a čím dál méně je potřeba, abychom do nich manuálně zasahovali – a je to tak správně. Technologie pracují za nás, šetří nám čas a pomáhají předcházet omylu.

Blesková digitální proměna

Stejně nápomocná může být i multifunkční tiskárna. Misí MyQ vždy bylo zjednodušovat svým uživatelům práci: co byl dřív výběr mezi třemi akcemi, které chce s dokumentem udělat (tisk, sken, fax), dnes už znamená možnost kombinovat několik akcí v rámci jednoho procesu. Uživatel na panelu stiskne jedno tlačítko a tiskové řešení dokument nejen naskenuje, ale také převede do editovatelného formátu a pošle do zvolené složky, na e-mail nebo do uživatelem preferovaného cloudového úložiště.

Takovému řetězci akcí se běžně říká document workflow. Právě popsaný proces lze nastavit v rámci funkce Easy Scan v edici MyQ X Enterprise, ale možnosti skenování s MyQ jdou ještě mnohem dál.

MyQ X Ultimate nabízí pokročilé skenovací scénáře, napojení na 25 různých systémů pro správu dokumentů (ECM, ERP aj.) a integruje v sobě řadu funkcí k hladkému zpracování dokumentů jediným kliknutím: OCR, rozdělení dokumentu na zóny, vytěžení dat, jejich propsání do příslušných míst v databázi a další. Proces digitalizace je tak plně automatizovaný.

Praktické skenovací scénáře

IT specialista jednoduše nastaví scénář, který budou mít jeho kolegové k dispozici. Bankéřům se bude například hodit „checklist" všech dokumentů doprovázejících žádost o hypotéku: občanský průkaz, potvrzení o příjmu, doložení bezdlužnosti, návrh kupní smlouvy a samozřejmě samotná žádost. MyQ X Ultimate ví, že má všechny tyto dokumenty naskenovat do složky pro konkrétního žadatele a také odeslat compliance oddělení. Na terminálu tiskárny se tak postupně zobrazí všechny potřebné položky a odškrtávají se během skenování, což bankovnímu poradci významně usnadní práci a zároveň eliminuje možné chyby.

MyQ X Ultimate je tedy neocenitelným pomocníkem při digitalizaci. Stále však platí, že je jeho instalace vázaná na server zapojený v místní síti, případně jej lze instalovat do tzv. soukromého cloudu. Funguje tedy jako on-premise (lokální) nebo private cloud řešení, což je praktické především pro větší organizace.

Konečně pravý cloud

MyQ RogerV minulém roce, kdy se doslova celý svět přesunul na home office, vznikla poptávka po flexibilním tiskovém řešení, které je možné využívat odkudkoli, a MyQ se rozhodlo na ni okamžitě odpovědět. Vznikl produkt nové generace – MyQ Roger. Běží výhradně v tzv. public cloudu, díky čemuž zákazník nemusí zajišťovat fyzický server ani nastavovat VPN nebo zabezpečení dat zaměstnanců mimo kancelář. Je zapotřebí mít jen kompatibilní multifunkční tiskárny a smartphone, který má koncový uživatel tak jako tak v kapse.

MyQ Roger je Smart Digital Workplace Assistant, tedy virtuální asistent, který přebírá od uživatele maximum manuální práce nutné pro tisk, skenování a správu dokumentů. Umožňuje bezdotykově ovládat tiskárnu z mobilní aplikace, skenovat do oblíbených cloudových služeb, jako je např. OneDrive, a spouštět přednastavená workflow. Aplikace je navíc stavěna tak, aby si ji mohl uživatel přizpůsobit podle svých potřeb a pracovních návyků.

Letošní rok bude zcela jistě pokračovat v trendu nastaveném v roce 2020. V pracovním životě budeme potřebovat flexibilitu a možnost vyřizovat co nejvíce pracovních úkolů z mobilních zařízení. MyQ na tyto potřeby myslí a dává uživateli do ruky nástroj k rychlé a efektivní digitalizaci, kde má vše dostupné na jedno dvě kliknutí. Nemusí se tak zdržovat od kreativní práce, kterou (zatím) žádný stroj ani umělá inteligence zastat nedokáže. n