Implementace systému SmartStock.WMS ve společnosti Nohel Garden

Warehouse Management System SmartStock.WMS řídí moderní víceúčelový sklad společnosti Nohel Garden. Zavedení systému SmartStock.WMS ve společnosti Nohel Garden přineslo dokonalý přehled o zboží ve skladu, došlo ke zpřesnění skladových operací a výraznému snížení chyb a záměn.

Zákazník

Společnost Nohel Garden patří mezi největší dodavatele a distributory zahradnických potřeb v České republice a na Slovensku. Kompletní sortiment tvoři cca 10 000 SKU. Společnost dodává zboží jak pro velké zákazníky, maloobchodní řetězce, tak pro koncové zákazníky a malé nezávislé obchody.

Výchozí situace

Logistika skladování ve společnosti Nohel Garden je charakteristická velkým množstvím položek a velkým objemem zboží, které proteče skladem. Pro vyřizování zakázek je typická velikost objednávek s extrémním počtem položek. Vychystávání probíhá po paletách i po jednotlivých kusech. Velká část sortimentu se prodává v průběhu větší části roku. U části sortimentu hraje důležitou roli vliv sezónnosti, neboť v každém ročním období v průběhu roku jde na odbyt odlišné zboží.

Díky expanzivnímu růstu společnost Nohel Garden dlouhodobě čelila nedostatku skladových kapacit, který postupně řešila výstavbou jednotlivých skladových hal. Přesto naskladnění častokrát probíhalo „chaoticky“, kde bylo volné místo, a bylo nutno řešit otázku dalších skladových prostor. Za tímto účelem byla dovršena výstavba moderního víceúčelového skladového komplexu. Tento skladový komplex se nachází v Budínku u Dobříše. V současné době ho tvoří 8 skladových hal celkem o rozloze 9000 m².

Při daném průtoku zboží a množství položek již nebylo možné udržet pořádek, kontrolu a přehled o všech položkách ve skladu. Docházelo k chybám a vznikaly obtíže při dohledávání zboží ve skladu. Další chyby vznikaly v důsledku papírového manuálního přepisování dat ze skladu do původního IS.

Systém obchodních a logistických procesů ve společnosti Nohel Garden klade velké nároky na logiku skladování a dokonalé znalosti sortimentu i skladu. Proto již v samém počátku bylo zřejmé, že při takovém průtoku zboží a s velkým množstvím položek by práce v novém skladu kladla neúnosné nároky na skladníky, jejich znalosti sortimentu a skladu, a bez pomoci specializovaného systému by docházelo k častým chybám. Každá chyba ve vychystávání se přitom může projevit v penalizaci od obchodních řetězců, čímž dále vzrůstají náklady na logistiku.

Výběr dodavatele

Za účelem bezchybného provozu skladu se společnost rozhodla pro implementaci WMS systému, který by evidoval veškeré zboží na skladě, kontroloval korektnost skladových operací a navigoval skladníky při vychystávání zboží. Jako vhodný systém splňující požadavky a kritéria společnosti Nohel Garden byl vybrán Warehouse Management Systém SmartStock.WMS od společnosti Barco.

Je zajímavostí, že v průběhu samotného projektu došlo k další expanzi firmy a dostavbě dvou nových skladových hal. Samozřejmě i do těchto nových skladů byl okamžitě nasazen WMS systém SmartStock.WMS.

Společnost Nohel Garden od systému očekávala získání dokonalého přehledu o zboží na skladě, zvýšení efektivnosti skladování a průtoku zboží skladem, výrazný posun v přesnosti práce skladníků, minimalizaci chyb při vychystávání zboží a dodržování obchodních pravidel nezbytných pro přesné a správné vykrytí objednávek zákazníků a jejich co největší spokojenost.

Implementace systému

Projekt implementace probíhal ve čtyřech fázích.

1. Fáze – Předimplementační analýza

V průběhu předimplementační analýzy byly důkladně zmapovány jednotlivé skladové procesy společnosti, stanoveny požadavky na jejich podporu ze strany WMS systému a způsob integrace WMS systému s ekonomickým informačním systémem. Výsledkem analýzy byla přesná podoba pracovních postupů v souvislosti s jednotlivými skladovými operacemi, konfigurace systému pro jednotlivé operace a přesná podoba výměny dat mezi systémy. Jak se později ukázalo, se změnou systému musely být změněny i pracovní postupy a systém musel být dále optimalizován.

2. Fáze - Nasazení obchodního okruhu IS a implementace základních funkcí WMS

Druhá fáze korespondovala se zaváděním obchodního okruhu nového IS od společnosti JKR, ERP systému BYZNYS Win^®. IS řeší celkovou evidenci zboží, problematiku nákupních a prodejních cen a dalších záležitostí týkající se samotného obchodního procesu, avšak bez přesné evidence zboží na skladových lokacích a bez sledování a vyhodnocení jednotlivých skladových operací. Oproti tomu WMS v této fázi pouze evidoval příjem zboží na sklad a výdej ze skladu bez evidence zboží na skladových lokacích. V této fázi byla řešena zvláště systémová integrace a její důkladné testování za různých okolností, které mohou ve skladu nastat.

3. Fáze - Evidence zboží v adresných skladových lokacích

Aby mohlo začít adresné zaskladňování a evidence zboží na skladových lokacích, bylo nejprve nutné inventarizovat zboží v jednotlivých skladových lokacích a postupně definovat vychystávací místa a pravidla pro jejich doplňování. Současně v této fázi probíhaly i další úpravy WMS systému s ohledem na zákaznická specifika doplňování vychystávacích míst.

Tato fáze z pohledu nároků na uživatele systému zákazníka byla tou nejnáročnější. Rychlá a plynulá implementace vyžadovala dobré znalosti ovládání jak mobilních terminálů tak logiky WMS systému a zvláště disciplíny pracovníků při práci s terminálem.

Pro řadu skladníků práce s terminálem znamenala osvojení si zcela nových postupů. Proto i přes absolvování nutného zaškolení provádění operací probíhalo zpočátku pomaleji. Jakmile došlo ke zvládnutí práce s terminálem, rychlost provádění operací se opět dostala na standardní úroveň.

Zavádění WMS systému klade zcela nové nároky na osvojení si logiky a postupů při provádění skladových operací. Je evidentní, že není náročné ze dne na den změnit systém, HW či SW, avšak změnit myšlení a návyky lidí může trvat i několik týdnů. Proto často skladníci v řadě případů prováděli operace tak jak byly navyklí či prostě nerespektovali pravidla WMS systému a např. vychystávali z jiné lokace než kam je posílal systém. To samozřejmě způsobilo nesoulad reálných dat s daty v systému.

4. Fáze - Optimalizace systému

Po dokončení definice skladových lokací došlo k předání systému do rutinního provozu. Vzhledem k tomu, že v průběhu zavádění systému došlo k podstatnému rozšíření skladových kapacit, došlo i k podstatnému rozšíření systému z původního počtu 50 uživatelů až na počet 80 současně pracujících uživatelů. Bylo nutno provést zpětnou optimalizaci a doladění systému na základě ročního provozu. Optimalizace systému probíhala v podobě dotváření podpůrných procesů jako úprava pravidel pro řízené zaskladnění či rozšíření interface a ještě výraznější propojení mezi oběma systémy. Projekt je v současné době ve fázi ostrého provozu, nadále probíhá optimalizace a doladění celkového řešení v souvislosti s novými pracovními postupy.

Napojení na IS

Díky vzájemné propojenosti s ERP Byznys Win bylo dosaženo unikátního řešení, které v takto rozsáhlé společnosti má jasné místo. Oba systémy jsou plně synchronizovány a to jak při běžné rutinní činnosti denního rozsahu, tak v nočním automatickém běhu, kdy probíhá automatické porovnávání stavů zboží mezi oběma systémy. Společnost BARCO poskytla plně funkční WMS řešení, které v sobě sdružuje kvalitní řešení skladové evidence, tak podporu logistických operací. Díky vzájemné komunikaci, lze jednoduše a přehledně sledovat jednotlivé procesní celky, vyhodnocovat jejich efektivitu a do budoucna připravovat návrhy na optimalizace procesů skladů, což bez významné podpory sofistikovaných řešení by nebylo myslitelné.

Přínosy - Výsledky

Zavedení systému společnost Nohel Garden přineslo dokonalý přehled o zboží ve skladu, došlo ke zpřesnění skladových operací a výraznému snížení chybovosti. V důsledku zavedení systému byly záměny eliminovány. V současné době se ještě vyskytují početní diference, které jsou zachyceny při výstupní kontrole. Po zavedení systému chybovost poklesla z původních 3 % na současných 0,1 % z řádků vychystaných objednávek. Díky dokonalému přehledu zboží ve skladu došlo ke zpřesnění vychystávání a zpřesnění objednávek. Nyní není nutné složitě dohledávat zboží, zakázky vychystané pro zákazníky neobsahují chybné položky a jsou vychystány správně a včas.

Implementace WMS systému SmartStock.WMS znamenala významný posun v automatizaci procesů. Systém automaticky řídí proces doplňování vychystávacích míst. Procesy rezervace zboží do objednávek a dorezervace do neúplně rezervovaných objednávek při příjmu či zaskladnění chybějícího zboží probíhají automaticky a to s ohledem na význam a prioritu zákazníka. Dochází rovněž k automatickému zpracování dokladů, kdy ve WMS se vytváří a tisknou speciálně upravené balící listy a v IS se následně vytváří dodací listy a faktury, které jsou speciálně upraveny podle požadavků jednotlivých odběratelů.

Důležitým přínosem pro rutinní provoz skladu je, že systém skladování je zcela nezávislý na lidském faktoru. Výkon skladu není závislý na znalostech skladníků a jejich přehledu o skladu. Schopnost vychystávat řádně a včas nezávisí na tom, zda je někdo nemocný či si vzal právě dovolenou. V tuto chvíli skladníci již nemusí přemýšlet, kde co je. Systém je sám naviguje na správnou lokaci. To má velký význam i pro zaškolení a zapracování nových skladníků. Noví skladníci po zaškolení práce s terminálem jsou schopni provádět skladové operace a není nutno čekat delší dobu až skladník získá přehled o skladu a sortimentu. Přesto noví skladníci ještě nějakou dobu nebudou podávat stejný výkon jako zkušení kolegové. Je zřejmé, že systém skladníkům nikdy nepředá zkušenosti se skládáním zboží na paletu, fixací zboží, uspořádání zboží apod.

Specifika projektu

Díky svému rozsahu s počtem až 80 současně pracujících uživatelů se WMS projekt ve společnosti Nohel Garden řadí mezi jedinečné projekty svého druhu v ČR. Avšak WMS projekt v Nohel Garden je jedinečný nejen svým rozsahem. Je zřejmé, že v původní analýze nebylo možno posoudit veškeré změny u zákazníka, ke kterým došlo v průběhu projektu a oproti výsledkům analýzy se vyskytla celá řada nových požadavků, na které systém musel umět reagovat. Jednak se měnily samotné skladové procesy, jednak v samotném průběhu projektu byly postaveny nové skladové haly. Bylo tedy nutné, aby systém podporoval práci skladníků i v těchto nových prostorách. Systém nyní podporuje práci v rámci několika skladů. Systém rovněž podporuje práci z pojezdových regálů.

Ačkoliv by se to dříve zdálo nelogické, systém je nyní nastaven tak, aby umožňoval i „chaotické“ zaskladňování, tzn. že v případě nedostatku místa ve skladu je možné zaskladnit zboží i chaoticky. Systém vše eviduje a není problém zboží dohledat. Tento způsob práce zákazníkovi vyhovuje a odpovídá specifickému charakteru jeho obchodních a logistických procesů, podporuje flexibilitu skladování a zaskladňování zejména při nedostatku místa. Evidentně dříve by nebylo možné tímto způsobem vůbec pracovat.

Stručné summary projektu

Cíle projektu

- dokonalý přehled o zboží na skladě

- zvýšení efektivnosti skladování a průtoku zboží skladem

- posun v přesnosti práce skladníků

- minimalizace chyb při vychystávání zboží

- dodržování obchodních pravidel nezbytných pro přesné a správné vykrytí objednávek zákazníků

Přínosy projektu

- on-line přehled o prováděných skladových operacích a zboží na skladě

- výrazné snížení chybovosti z původních 3 % na 0,1 %

- dohledatelnost odpovědnosti za chyby u každé jednotlivé operace

- dodržování obchodních pravidel a splnění požadavků řetězců

- automatizace procesů, řízení doplňování VM a rezervací s ohledem na objednávky zákazníků s vysokou prioritou

- zpřesnění vychystávání

- systém nezávislý na lidském faktoru, na znalostech skladníků a jejich přehledu o skladu