Hlavní navigace

Efektivní správa tisku šetří čas i peníze

1. 3. 2022
Doba čtení: 3 minuty

Sdílet

 Autor: MYQ
V České republice funguje řada velkých firem, ale při práci s dokumenty mají jak soukromé subjekty, tak i instituce veřejné správy a místní samosprávy v podstatě téměř totožné starosti. Musejí při nakládání s fyzickými i digitálními informacemi postupovat podle platné legislativy, musejí být schopné zpracovat velké množství dokumentů s nejrůznějším obsahem, a to vše v co nejkratším čase a s co nejnižšími náklady.

Práce s dokumenty

Pro malé a střední podniky, nadnárodní korporace, ale i pro nejrůznější části veřejné správy je práce s informacemi základní a denní agendou. Ta přitom musí splňovat vysoké nároky nejen na věcnou správnost a přesnost, ale musí vyhovět i náročným požadavkům pro správu celé spisové služby. Jak v soukromém, tak i ve veřejném sektoru hraje zásadní roli i povinnost naplnit přísná a striktní pravidla evropské i domácí legislativy. Zejména pak zákona o ochraně osobních údajů, nařízení EU (GDPR) a v neposlední řadě i zákona o ochraně utajovaných skutečností. Práce s dokumenty proto hraje velmi důležitou roli. 

Systémy pro správu dokumentů (document management system) jsou dnes nezbytnou součástí práce s digitálními daty. I proto je digitalizace veřejné správy součástí deklarovaných programových cílů nejen na úrovni Evropské unie, ale i velké řady vlád jednotlivých členských zemí. Cílem digitalizace je kromě úspory finančních prostředků především zjednodušení a snížení administrativní zátěže pomocí bezpečné, rychlé a spolehlivé elektronické komunikace. 

Při organizaci práce s dokumenty ve veřejné správě tak hraje významnou úlohu i mnohdy velmi různorodá lokalizace jednotlivých pracovišť a úřadů, které pracují a kooperují na společných agendách. Zavedení řízené, personalizované, kontrolovatelné a hlavně kyberneticky bezpečné správy dokumentů včetně efektivního nastavení tiskových a skenovacích procesů se tak stává v podstatě nutností.

Bezpečná a funkční správa tisku

Společnost MyQ takové systémy vytváří a její světově unikátní řešení pro systémy správy tiskových a skenovacích úloh pomáhají zefektivnit a zabezpečit tiskové procesy nejen ve veřejném sektoru už přes patnáct let. 

Například podle informací České správy sociálního zabezpečení došlo díky instalaci systému tiskového řešení společnosti MyQ k predikovaným úsporám v hodnotě 600 milionů korun na období osmi let. Zároveň se dospělo i k téměř 50% redukci užívaných multifunkčních tiskáren s tím, že systém MyQ umožnil jejich centrální propojení a správu. V praxi to znamená možnost řízení v reálném čase, sledování jejich aktuálního provozního stavu, v předstihu indikovat potřeby případné údržby i možnost okamžitého reportingu, a to ve více než stu místech po celé České republice. Nezanedbatelným benefitem je i skutečnost, že řešení společnosti MyQ je možné instalovat v zařízeních od nejrůznějších výrobců multifunkčních tiskáren. 

I Ministerstvo vnitra ČR, pro které je vysoká míra zabezpečení dat naprostou nezbytností, se rozhodlo pro instalaci systémového řešení od společnosti MyQ. Vzhledem k prvotřídní kybernetické ochraně a precizně zpracovanému systému řízené personalizace MyQ pro tiskové a skenovací úlohy ministerstvo ušetřilo plných 60 % na tiskových nákladech. S centralizovanou správou tiskových a skenovacích procesů navíc odpadla i velká část denní zátěže pracovníků zodpovědných za správu informačních technologií. Pro administrátory IT to mimo jiné znamená, že nyní mají celou tiskovou flotilu ministerstva pod efektivní, systémovou a centrální kontrolou v reálném čase.

Sjednocený tisk, na který je spolehnutí, může ocenit i místní samospráva. I zde přijde jednotné a jednoduché ovládání všech tiskáren vhod. Městský úřad v Čáslavi po instalaci softwaru MyQ X už nemusí řešit potíže s nastavováním tisku a skenování jednotlivě u každé samostatné multifunkční tiskárny. Jeho zaměstnanci mohou díky specificky nastaveným profilům pracovat mnohem efektivněji. Každá tisková a skenovací úloha je pak navíc chráněna systémem autentické personalizace příslušného konkrétního pracovníka. 

O (digitální) krok dál

V době rostoucí práce na dálku mohou jak firmy, tak i subjekty státní správy a veřejné samosprávy využít pro vzdálená a domácí pracoviště i nástroj MyQ Desktop Client. Ten pomáhá zachovat parametry tiskové politiky organizace, a to včetně potřebného zabezpečení i v situaci nestabilního spojení s firemním serverem. Další velmi užitečnou funkcionalitou pro budoucnost je výkonný nástroj optického rozlišení znaků (OCR), kdy si organizace může nastavit např. pokročilé skenovací procesy, které výrazně usnadňují mnohdy velmi komplikovaný systém přenosu dat z papírových dokumentů do nejrůznějších systémů a úložišť. Vše je přitom možné synchronizovat se systémy DMS. 

Řešení MyQ tak vycházejí vstříc novému fenoménu tzv. hybridních pracovišť, který se už stává celosvětovým standardem. Významným pomocníkem pro naplnění strategického cíle digitalizace ve veřejné správě a místní samosprávě se tak může stát právě některé z řešení společnosti MyQ. 

Autor článku