Obecným charakteristikám systémů pro správu obsahu (CMS) již bylo věnováno hodně pozornosti. V tomto článku se proto podíváme na CMS z praktičtějšího pohledu: na několik typových požadavků a na konkrétní postupy jejich řešení v CMS, které přinášejí požadované zefektivnění práce. Konkrétně jde o postup vytvoření a publikace tiskové zprávy, realizace produktové microsite a kompletní rebranding webu společnosti, které nám ukáží, jak a proč se nasazení CMS vyplatí nejen v každodenní práci, ale také u střednědobých a rozsahem velkých projektů.
Příklad č. 1: Příprava tiskové zprávy
Výhody CMS se naplno projeví zejména u složitějších požadavků, jako je právě tvorba nové microsite nebo rebranding. Publikace tiskové zprávy či obecně jakékoli informace (lhostejno, zda jde pak o novinku, výroční zprávu nebo dokument ke stažení), která má být vystavena na webu, však rovněž odhalí některé základní přínosy CMS. Počet takových požadavků je zpravidla velmi vysoký (i několik desítek denně) a postup jejich zpracování v systému musí být o to jednodušší.
Představme si tedy, že naše společnost uvádí na trh nový výrobek. V této souvislosti je připravována nová tisková zpráva, která se má objevit i na webu společnosti. Pokud společnost nemá systém pro správu obsahu, či alespoň základní redakční systém, předpokládám přibližně následující scénář.
Webmaster bottleneck syndrom
Odpovědný pracovník PR oddělení napíše ve Wordu tiskovou zprávu a zašle ji e-mailem ke schválení. Pravděpodobně dostane zprávu zpět s několika drobnými úpravami, po jejichž zapracování je zpráva teprve schválena a pracovník dostane pokyn k jejímu zveřejnění na webu. Pošle e-mail administrátorovi, který je pověřen její publikací. Bohužel však většinou není možné podívat se na výsledek před jeho zveřejněním. Následně tedy pracovník usoudí, že ke správě by bylo vhodné doplnit ještě další obrázky nebo soubory ke stažení. Ty je nutné opět zaslat administrátorovi. Kontrola ze strany vedení následně zákonitě vždy objeví další drobnosti a proces se opakuje. To vše obnáší i množství doprovodné komunikace nad velikostí nebo přesným umístěním obrázků, nad popisky a tak dále. Není divu, že demotivovaný webmaster, který místo své práce opravuje háčky a tvrdé „y“, nakonec končí s vymknutým krkem.
S CMS vše funguje snadněji…
Nyní tedy s CMS. Pracovník napíše tiskovou zprávu, zkopíruje ji do systému a připraví její konečnou podobu pro webovou prezentaci. K dispozici má náhled zprávy v rámci prezentace, takže může doplnit další potřebné informace, související soubory ke stažení, odkazy na jiné stránky a obrázky. Jedním kliknutím odešle takto připravený článek v náhledu prezentace ke schválení. Pokud je mu článek vrácen, provede nutné úpravy a opět zašle ke schválení. Pověřený pracovník obdrží článek ke kontrole, a pokud je v pořádku, opět jedním kliknutím ho postoupí k publikaci. Výhody jsou patrné na první pohled. Člověk odpovědný za vytvoření tiskové zprávy může i bez technických znalostí připravit odpovídající stránku prezentace. Nutná součinnost ze strany dalších lidí (člověk se schvalovací pravomocí, administrátor) je minimální, a šetří se tak čas všech. Schvalování a veškerá kontrola probíhá nad hotovým náhledem zakomponovaným do WWW prezentace. Kontroluje se tedy skutečný náhled koncového stavu. V případě, že dojde k problémům, uvítáme další vlastnost CMS – záznamy činností. Lze tedy rychle dohledat, kdo co a kdy s danou informací prováděl.
…pokud máme vhodné nástroje
Aby vše fungovalo, jak má, systém musí nabízet jednotlivým zúčastněným rolím také odpovídající nástroje. V případě editora je to jednoduché a přívětivé rozhraní pro tvorbu článku, které je schopné převzít formátování z programů MS Office, možnost náhledu článku v rámci prezentace, oprávněný přístup k dokumentům v systému s jejich kvalitním vyhledáváním nebo například historie článků s možností návratu k předcházejícím verzím. Pokud článek odkazuje na jiný dokument v systému, měl by systém ošetřit neplánované smazání tohoto dokumentu.
Přínosy CMS
- náhled finální podoby před publikací
- schvalovací proces na jedno kliknutí
- doplnění článku o sdílený obsah v CMS
Příklad č. 2: Tvorba microsite
Počet požadavků na microsite je nižší než počet vytvořených tiskových zpráv nebo základních stránek webové prezentace. Není však výjimkou například jedna produktová microsite za jeden měsíc. Rozsah může být různý, od jednoduché flashové prezentace k obsáhlejšímu informačnímu produktovému webu se soutěžemi, materiály ke stažení a sekcí pro registrované. Microsite může být jen jiným pohledem na data umístěná v rámci hlavní prezentace a systému na různých místech. Microsite ale také může představovat zcela novou prezentaci, s originálními daty, obohacenou o funkčnost specifickou pro daný miniweb (např. soutěž), vymykající se zcela základní koncepci webu ať už po stránce designu nebo struktury.
Tvorbu microsite dostane zpravidla na starost brand manažer. Ten má však obvykle spoustu dalších pracovních povinností. Jeho úkol, tedy zajistit spuštění projektu v očekávaném rozsahu a hlavně termínu, mu pak musí zabrat co nejméně času.
Základní rozdíly
Základní rozdíl mezi použitím nebo nepoužitím CMS spočívá především v rozsahu prací, které přinesou stejný efekt. Na počátku je nutné vytvořit prostředí, ve kterém prezentace bude vznikat. V případě CMS se jedná o několik úkonů založení nového projektu a jeho konfigurace s náročností maximálně v jednotkách hodin. Není například nutné instalovat separátní virtuální server, na kterém by mohlo probíhat testování a vývoj microsite.
V případě, že se počítá s novou grafickou podobou webu, je design po jeho schválení rozřezán a převeden do HTML šablon, které jsou uloženy do CMS, aby z nich mohly být jednotlivé stránky později „poskládány“.
Poslední fázi plnění prezentace obsahem jsou pak už schopni zastat koncoví editoři bez technických znalostí. Kompletní webová prezentace tak může být hotová za několik dní. Včetně testování, kontroly a nasazení prezentace do ostrého provozu, protože není nutné její složité přesouvání. Práce související se založením projektu v systému, přípravou designu a vytvořením šablon musí zastat vyškolení pracovníci (administrátor, grafik, kodér), tedy podobně jako v případě bez CMS. Nutná součinnost je však několikanásobně nižší, protože pracují v systému, který je na řešení takových požadavků připraven a umožňuje efektivní spolupráci. Pro členy editorského týmu je obvykle dostačující základní školení, které zúčastněným ukáže, principy efektivní práce v systému.
Konkrétní práce pak může probíhat rychle díky odpovídajícím nástrojům, jako je kopírování objektů či celé struktury prezentace v systému. Lze tak vytvořit jednu sekci s definovanou strukturou, tu následně dvěma kliknutími nakopírovat a následně pouze doplnit obsah konkrétních stránek. Důležitým faktorem je, že po dobu vývoje prezentace je možné neustále využívat data uložená v systému, díky shodnému prostředí vývoje prezentace je možné kdykoliv také nahradit nemocného pracovníka nebo v případě chyby vrátit projekt o krok zpět díky historii.
Testování
Jakmile je prezentace naplněna obsahem, nastává čas na testování a kontrolu. Jak již bylo zmíněno, velkou výhodou je, pokud systém umožňuje zobrazovat náhledy nově vytvořených částí prezentace. V tuto chvíli je z našeho pohledu důležitá možnost zkontrolovat a otestovat celý projekt před jeho spuštěním. Samozřejmě již s „ostrými“ daty a všemi funkčnostmi, avšak stále nedostupný pro veřejnost. Prakticky může být tato potřeba řešena například oddělením editačního a publikačního prostředí v systému. V editačním prostředí je možné projekt kvalitně otestovat, simulovat modelové situace, zkontrolovat integritu dat atd. Oddělení editační a publikační částí by při tom zejména u rozsáhlých prezentací s velkými nároky na výkon nemělo být pouze logické, ale také hardwarové, aby byla zajištěna dostatečná odezva i při současně probíhajících větších úpravách v editační části. Tento požadavek samozřejmě klade mnohem vyšší nároky na technologickou úroveň CMS, jež musí garantovat bezproblémovou synchronizaci editační a publikační části. Tyto vlastnosti jsou k dispozici u většiny kvalitních CMS. Na rozdíl od základních redakčních systémů. Ty mají bezesporu své místo ale jsou vhodné spíše na jednoduché prezentace, které nevytváří více než jeden člověk a neočekává se od nich vývoj samostatných projektů nebo rozšíření prezentace.
Přínosy CMS- týmová spolupráce při vývoji projektu
- minimální nutná součinnost zúčastněných rolí
- samostatný vývoj při zachování přístupu k datům
Příklad č. 3: Rebranding
Kompletní rebranding je zpravidla rozsáhlá změna probíhající maximálně jednou za několik let (pokud by to bylo častěji, považuji to za hazardování s psychickým zdravím editorského týmu :-). Kromě kompletní změny designu prezentace, může být požadována i zcela nová struktura obsahu prezentace, nové interaktivní prvky (formuláře, Ajax prvky, flashe…), převedení desítek souvisejících microsites, to vše při rozsahu i desítek tisíc webových stránek.
Přesto jde však především o práci se stávajícími daty a o jejich převedení do nové podoby. To před nás staví požadavky na nové nástroje a funkce zejména s ohledem na množství takto převáděných dat a termín spuštění, který v tomto případě prostě není možné posunout.
Pokud by měl rebranding probíhat bez použití Content Management Systemu, jedná se prakticky o vytvoření zcela nových prezentací. Časovou úsporu přináší použití CMS díky jedné ze základních vlastností prezentací nad CMS, a sice absolutní oddělení obsahu od grafické podoby a šablon prezentace. V ideálním případě se do systému nahrají nové grafické soubory, změní se centrálně uložené kaskádové styly, provedou změny ve společných šablonách -- a rebranding je hotov. Bohužel tak jednoduše to téměř nikdy nefunguje. Je třeba respektovat například požadavky na novou koncepci a strukturu webu (nejen z pohledu návštěvníka webu, ale i editora).
Nic není tak snadné
Kvůli rozsahu projektu je proto obvykle připraven nový server, na který je nainstalován nový CMS. Do tohoto systému jsou pak přesouvána data náležící k novým prezentacím a microsites. Stále je nutné mít na paměti, že se jedná o desítky gigabajtů dat, u kterých je určováno, co se má nahrát do nového systému a co ne, jako při uklízení, a vybraná data pak musejí být přesunuta do nového systému v použitelné a neporušené podobě. Systém proto musí disponovat skutečně rozsáhlými možnostmi a metodami importu, exportu a zpracování dat.
Samozřejmostí by měla být schopnost zpracovat data v základních formátech, jako je XML nebo CSV. Do těch je možné exportovat základní obsah v systému. Přenést je ale potřeba také objemově velké nebo početně rozsáhlé dokumenty, jako jsou fotografie nebo dokumenty ke stažení, pro které tyto formáty už nejsou výhodné. Vhodnou alternativou je například protokol WebDav, který navíc u některých CMS umožňuje, že importované soubory jsou automaticky transformovány do základních objektů, se kterými je schopen systém dále pracovat. Není pak nutné tyto objekty vytvářet ručně a přiřazovat jim odpovídající obsah.
Výhody použití CMS při správě webových prezentací jsou tedy snad patrné. Časová úspora, která vzniká při jejich používání, narůstá zejména s četností požadavků na aktualizaci nebo dalším rozvojem prezentace. Využití CMS výrazně snižuje počet dalších aktivit, které je potřeba provádět při řešení základních potřeb. Díky znovupoužitelnosti může být obsah v systému i na stránkách aktuální a konzistentní.
Na trhu existuje mnoho systémů nabízejících správu obsahu v různých cenových kategoriích. Nákup dražšího a tedy teoreticky kvalitnějšího systému spadá do oblasti dlouhodobých investic. CMS je proto nutné vybírat nejen podle aktuálních potřeb, ale také s přihlédnutím k možným budoucím požadavkům a situacím, na které by měl být schopen nejen systém, ale také jeho dodavatel reagovat.
Přínosy CMS- nástroje pro manipulaci s rozsáhlými prezentacemi
- podpora hromadného zpracování objektů
Autor pracuje jako Account Manager společnosti Et netera.
Foto: Siemens
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU