Hlavní navigace

Případová studie: Vnitřní informační systém České advokátní komory (VIS ČAK)

29. 9. 2008
Doba čtení: 7 minut

Sdílet

„VIS ČAK je průřezový informační systém podporující převážnou většinu agend spravovaných Českou advokátní komorou. Dokázal včlenit do jednotného uživatelsky přívětivého prostředí velmi komplikované a různorodé procesy a evidence s často velmi atypickými požadavky. Díky tomu výrazným způsobem zefektivnil a zpřesnil vnitřní fungování a vzájemnou informovanost jednotlivých odborů a útvarů této významné a renomované stavovské komory.“
29. 9. 2008
Doba čtení: 7 minut

„VIS ČAK je průřezový informační systém podporující převážnou většinu agend spravovaných Českou advokátní komorou. Dokázal včlenit do jednotného uživatelsky přívětivého prostředí velmi komplikované a různorodé procesy a evidence s často velmi atypickými požadavky. Díky tomu výrazným způsobem zefektivnil a zpřesnil vnitřní fungování a vzájemnou informovanost jednotlivých odborů a útvarů této významné a renomované stavovské komory.“

Situace, oblast řešení

Česká advokátní komora je stavovská organizace zřízená Zákonem o advokacii (č. 85/1996 Sb. v platném znění), která spravuje celou řadu agend, plynoucích z uvedeného zákona a z dalších stavovských předpisů. Její postavení je nezastupitelné, protože členství v České advokátní komoře je základním předpokladem pro výkon povolání advokáta na území České republiky. Z toho je zřejmé, že základem je podrobná a přesná evidence členské základny, tzv. Matrika obsahující identifikační, evidenční a stavové údaje o všech zapsaných advokátech a advokátních koncipientech. Nad Matrikou je vybudována celá řada dalších velmi důležitých agend přímo ovlivňujících členskou základnu (např. vyřizování stížností podaných na advokáty, interní kárná řízení s advokáty vedená na základě oprávněných stížností, organizace advokátních zkoušek, profesní legislativa, apod.) a mnoho pomocných agend zajišťujících servis jak pro samotnou Komoru a její orgány, tak pro členskou základnu (oblast vzdělávání, mezinárodní vztahy, vydávání stavovského časopisu, apod.). Součástí činnosti jsou vydání různých rozhodnutí, osvědčení a vedení různých evidencí, registrů, rejstříků, seznamů, atd.

Cíle projektu

ČAK pro svou činnost původně používala pouze velmi omezenou podporu informačními technologiemi, a to ještě pouze s lokální působností daných odborů. Pouze tři odbory používaly specializované řešení od různých dodavatelů na podporu svých činností, nicméně i tato řešení již nevyhovovala současným požadavkům a rozrůstajícím se agendám. Cílem projektu VIS ČAK bylo tedy navrhnout a vytvořit nový průřezový informační systém, který pokryje všechny podstatné činnosti komory, plně nahradí stávající dílčí řešení a umožní sdílení podstatných informací mezi odbory.

Dalším z cílů implementace nového systému bylo zlepšit informování výkonných i řídících pracovníků, umožnit získávat informace o klíčových událostech, zlepšit a zefektivnit vnitřní fungování organizace a zvýšit schopnost komory poskytovat rychle relevantní informace interně i vůči justičním orgánům, orgánům státní správy a veřejnosti.

Zadavatel požadoval řešení kompatibilní s jeho technologickým prostředím, které však bude postavené na dostatečně perspektivních vývojových platformách a technologiích. Zároveň byla požadována vzájemná on-line komunikace a sdílení dat s účetním systémem a schopnost vytvářet různé exportní soubory pro externí partnery (vydavatelství Bulletinu, Policie ČR, ČSÚ, GŘ VS apod.).

Dalším cílem projektu bylo také automatické zveřejňování obecných informací o advokátech a jejich kancelářích, které jsou vedeny ve VIS Matrikou, na internetových stránkách ČAK a umožnit návštěvníkům těchto stránek rychlý a pohodlný přístup k požadovaným informacím (vyhledání kontaktu na konkrétního advokáta, vyhledání advokáta podle specializace v zadané lokalitě apod.).

Přínosy

· Sjednocení IT prostředí a centralizace agend umožňuje lepší zástupnost pracovníků.

· Díky tomu, že systém prostupuje napříč agendami, bylo možné sjednotit, zpřesnit a upravit řadu důležitých procesů jak uvnitř oddělení, tak i v návaznostech na jejich okolí.

· Automatické generování tiskových výstupů do MS Wordu snižuje rutinní práci při tvorbě dokumentů. Centrální správa šablon zajišťuje jednotný, metodicky závazný a konzistentní obsah dokumentů právní povahy.

· Sledování běhu lhůt a upozorňování na významné události v řadě agend snižuje riziko vzniku chyb a prodlení zaviněné lidským faktorem.

· Systém pracuje důsledně uživatelským způsobem, při složitějších úkonech vede obsluhu po krocích, využívá průvodců, kontextového chování a dalších moderních uživatelských pomůcek, což výrazně zkracuje dobu nutnou k vyškolení a adaptaci obsluhy.

Výsledkem projektu je řešení kvalitativně zlepšující interní procesy a poskytující efektivní prostředí pro vedení všech agend České advokátní komory. Adopce organizačních zásad a jejich implementace v IT systému může být východiskem pro realizaci obdobného řešení v dalších stavovských komorách.

Díky využití frameworku “CoreFw”, vyvinutého společností Aquasoft speciálně pro tento typ aplikací, bylo možné vytvořit systém ve velmi krátkém čase. Složitost některých procesů a speciální požadavky zákazníka si vynutily rozsáhlé úpravy tohoto frameworku a začlenění řady nových technologií. Tím jej posunuly na kvalitativně podstatně vyšší úroveň.