Hlavní navigace

Každá bezpapírová agenda začíná digitalizací dokumentu a končí opět tiskem

26. 5. 2014
Doba čtení: 11 minut

Sdílet

 Autor: archiv redakce
...říká po reálných zkušenostech s tiskovými systémy a správou elektronických dokumentů Petr Atanasčev, produktový manažer ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech.
redakce 26. 5. 2014
Doba čtení: 11 minut

Firmy často hovoří o úsporách. Jak se to projevilo na objemu a spektru prodávaných tiskových zařízení?

U našich zákazníků nebyl vliv příliš výrazný, protože jsme vždy nabízeli zařízení s vynikajícími celkovými náklady na vlastnictví. Je však zřetelný nárůst počtu zákazníků, u nichž tento parametr hraje rozhodující roli. Částečně se také projevil ústup od menších zařízení, které mají sice nízké pořizovací, ale vyšší tiskové náklady.

Jednou z možností, jak omezit investiční prostředky na tisk, je outsourcing. Projevuje se tento trend i u tiskových systémů?

Ano. Zejména největší zákazníci, firmy se stovkami nebo i desetitisíci zaměstnanci, si dokáží spočítat úspory nákladů, ať už jde o úspory mezd nebo o zvýšení efektivity. Tyto společnosti začínají chápat tisk jako službu, kterou dostávají, platí za ni přesně určené jednotkové náklady, a která jejich zaměstnance nijak jinak nezatěžuje. Obdobný trend přebírají také střední a částečně i menší firmy.

Je pro české firmy (a úřady) otázka nákladů na tisk důležitější, než spokojenost uživatelů s použitým tiskovým řešením?

Je to samozřejmě individuální, ale spíše je vidět trend, kdy snaha o snížení nákladů na tisk jde ruku v ruce se snahou o zvýšení efektivity. Výsledkem pak bývají tisková multifunkční řešení, která mají ekonomický provoz a uživatele třeba nutí dojít pár kroků na chodbu, nebo tisknout duplexně či jen černobíle, ale současně mu nabízejí výkonné nástroje pro digitalizaci a navazující zpracování jeho dokumentů, jako jsou třeba příchozí faktury nebo smlouvy. Výsledkem je, že uživatel je schopen svou práci dělat mnohem efektivněji, jednodušeji a rychleji, s minimalizací rizika chyb. Uživatelé tak ve finále bývají s novým řešením velmi spokojení a návrat ke staršímu systému individuálních tiskáren by vnímali jako krok zpět.

Vyspělá zařízení dnes často umožňují firmám, aby své reklamní a marketingové materiály - které dříve zadávaly tiskárnám - realizovaly samy. Pozorujete takový trend?

Příliš ne. Stále platí, že pro profesionální výsledky je nutné mít kromě vyspělého zařízení také pracovníka nebo pracovníky, kteří tisku marketingových materiálů rozumí a dokážou moderní zařízení správně využít. Pokud společnost nemá pro takového odborníka dost pracovní náplně, je pro ni výhodnější celou činnost outsourcovat. My tedy spíše vidíme trend, kdy se profesionální tiskárny vybavují vedle tradičních ofsetů menšími digitálními stroji, které jim umožňují vyřizovat rychle a kvalitně i menší zakázky. Aby si zákazník sám tiskl velké objemy výstupů, je typičtější spíše např. u firem s velkými měsíčními objemy smluvních dokumentů, jako jsou třeba vyúčtování plynu, telefonní účty, výpisy bankovních pohybů a podobně. Je pravda, že do těchto dokladů také proniká marketing, dnešní technologie dovolují např. na rub každého vyúčtování natisknout personalizovanou nabídku zákazníkovi s jeho oslovením a typem nabídky např. dle jeho obratu, historie a využívaných služeb. Tady je velký prostor, jak tyto firmy mohou dosáhnout lepšího „vytěžení“ svých zákazníků při minimálních nákladech.

Již před 20 lety se hodně mluvilo o kancelářích bez papíru, ale zdá se, že cesta k tomuto ideálu je trnitá. Kdy se začaly implementovat úspěšné projekty bezpapírové agendy?

Naše zkušenost je taková, že každá bezpapírová agenda začíná digitalizací papírového dokumentu a končí opět tiskem – byť se samozřejmě netiskne 100% dokladů. Úspěšné jsou tedy takové systémy, které dovolují hladký přechod mezi oběma formami dokladů – digitální a papírovou. Papír je v kancelářích velmi pevně zakořeněn a současné zobrazovací technologie ho stále nedokáží, alespoň podle mínění uživatelů, plně nahradit. Dnešní trendy mobilních zařízení, využití 2D kódů díky širokému rozšíření softwarových čteček a webové technologie opět trochu ubraly klasickému papíru, ale trend přechodu je velmi pozvolný a spíše jen omezuje nárůst objemu papírových dokumentů, než by vedl k jejich poklesu.

Co je podle Vás klíčovým faktorem pro bezbolestný přechod od papírových dokumentů k digitálním?

Jednoznačně pochopení dokumentových procesů a požadavků zákazníka, kdy je třeba klást velký důraz na komplexní analýzu. Dalšími neméně důležitými faktory je pak intuitivnost ovládání, protože nepřehledný systém, který uživatelé nevyužívají, je systém k ničemu. U řešení, které dodává Konica Minolta, zákazníci také velmi oceňují komplexnost dodávaných řešení, kdy pokrýváme všechny oblasti práce s dokumentem od skenu až po skartaci – tím pádem jsme schopni zabezpečit vzájemnou interakci mezi jednotlivými systémy a návaznost na jednotlivé fáze zpracování dokumentů.

Je rozdíl v požadavcích na funkčnost ECM/DMS systémů v podnikové a státní sféře?

Rozdíl jednoznačně je. Ve státní sféře hovoříme o pojmu spisová služba, přes kterou musí v podstatě všechny dokumenty procházet a která zajišťuje splnění všech zákonných povinností pro práci s dokumenty v elektronické podobě. Organizace z oblasti státní správy se na nás zpravidla obracejí s požadavky na zajištění dlouhodobé čitelnosti dokumentu, na zajištění neporušitelnosti obsahu dokumentu a jednoznačné průkaznosti existence dokumentů v čase – pouze při splnění těchto podmínek lze totiž dokumenty archivovat pouze v elektronické podobě.

V podnikové sféře jsou požadavky často méně striktní – podniky spíše preferují snadnou dohledatelnost archivovaných dokumentů, snadný přístup pro pověřené a klíčové zaměstnance a s tím související bezpečnost.

Čtěte také:
→ Konica Minolta vidí budoucnost v komplexních službách
Konica Minolta se bude v příštích letech orientovat na poskytování komplexních a moderních služeb zákazníkům ze sektoru komerčních firem a veřejné správy. Novou vizi představilo její vedení na mezinárodní evropské konferenci (European Leadership Conference 2013) v Barceloně. Firma hodlá rozvíjet i úspěchy v oblasti ekologie.
→ Konica Minolta + Software602 = archivace s digitálním podpisem
Společné řešení, určené pro firmy, umožní digitalizovat papírové dokumenty a opatřit je digitálním podpisem. Archivované materiály budou vyhovovat české i evropské legislativě.

G+

Nicméně v poslední době se požadavky v podnikové a státní sféře začínají pomalu slučovat. Je to dáno zejména změnou legislativy, která proběhla v loňském roce, kdy organizace mohou dokumenty archivovat pouze v elektronické podobě. Proto i podniky v soukromé sféře logicky začínají mít požadavky na ECM/DMS systémy, jejichž součástí jsou u funkce pro dlouhodobou archivaci dokumentů.

Z dřívějších anket vyplývá, že řada nabízených řešení ECM/DMS postrádá funkce, které bychom u digitálních dokumentů očekávali - především fultextové vyhledávání. Znamená to, že zákazníci takové funkce nepožadují?

Skutečně je to poměrně běžné. Vychází to především z metodiky vyhledávání. Při ukládání dokumentů do ECM/DMS vytváříme ke každému dokumentu tzv. indexy (resp. metadata), která obsahují nejdůležitější informace o daném typu dokumentu. Pokud následně potřebujeme takový dokument vyhledat, zpravidla pro vyhledání použijeme jeden nebo více těchto indexů, pomocí kterých dokument snadno a rychle dohledáme. Proto je při návrhu a dodání ECM/DMS velmi důležitá prvotní diskuse se zákazníkem, kdy je vydefinováno, jaké údaje jsou pro zákazníka u daných typů dokumentů důležité, a dodávané řešení se podle toho přizpůsobí.

Nicméně v minulosti jsme měli pár poptávek, kde byl také požadavek na možnost fulltextového vyhledávání. U nás jsme také schopni takovému požadavku vyhovět. Naše řešení pak automaticky monitoruje jak dokumenty v prohledávatelném formátu, tak i ty, které v prohledávatelném formátu uloženy nejsou – v takovém případě nad takovým dokumentem proběhne automaticky OCR, je vytvořen textový obsah dokumentu, který je následně zařazen do indexačního pole fulltextového vyhledávače.

Pokud zákazníci přistupují na koncept elektronického oběhu dokumentů, co se zpravidla děje s jejich historickou papírovou dokumentací?

Předně záleží na požadavcích zákazníka, nicméně zpravidla jsme schopni jednorázově a v krátkém časovém horizontu převést papírovou dokumentaci do elektronické podoby, takže uživatelům jsou pak přístupné komfortním způsobem i tyto dokumenty. To jsme schopni mimo jiné zajistit také proto, že můžeme díky dobrým vztahům s našimi partnery a dodavateli nabídnout individuální, jednorázové licence pro takový převod, které jsou také cenově zvýhodněné oproti běžným licencím.

Pokud se digitalizuje, v jaké míře se papírové dokumenty pouze skenují a v jaké míře se uplatňuje také rozpoznání textu (OCR)?

Dodáváme zákazníkům taková řešení, která standardně umožňují skenování dokumentů do prohledávatelných a editovatelných formátů – tedy včetně OCR. Práce s takovými dokumenty je pak mnohem komfortnější a rychlejší – tím pádem také mnohem efektivnější. Požadované údaje snadno vyhledáte, informace jednoduše vykopírujete. Nemusíte tedy nic přepisovat či něco dlouze vyhledávat.

Jaký je zájem a požadavky zákazníků na autentizaci elektronických dokumentů (časová razítka, digitální podpisy)?

Vyšší zájem je zejména u firem, řešících bezpečnost a vyšší požadavky na autorizaci schvalování dokumentů, jakými jsou např. banky nebo vývojové instituce. Nicméně  v poslední době právě díky úpravě legislativy se zájem o řešení umožňující podepisování el. podpisy a časovými razítky rozšiřuje i do dalších odvětví s tím, že požadavky jsou právě na dlouhodobou a důvěryhodnou archivaci dokumentů. Zájem tedy jednoznačně postupně roste.

Jsou již ECM/DMS systémy natolik standardizovány, že si mohou bezpapírové“ firmy elektronické dokumenty vyměňovat bez problémů také mezi sebou?

Jednoznačně ano. Typickým příkladem může být elektronická fakturace, kterou dnes využívá čím dál více firem – ze svých ERP nebo účetních systémů automaticky generují faktury, které jsou podepsány elektronickou značkou organizace a časovým razítkem (tj. důvěryhodný dokument) a tento dokument pak distribuují svým zákazníkům a partnerům elektronickou cestou.

Čtěte také:
→ Konica Minolta vidí budoucnost v komplexních službách
Konica Minolta se bude v příštích letech orientovat na poskytování komplexních a moderních služeb zákazníkům ze sektoru komerčních firem a veřejné správy. Novou vizi představilo její vedení na mezinárodní evropské konferenci (European Leadership Conference 2013) v Barceloně. Firma hodlá rozvíjet i úspěchy v oblasti ekologie.
→ Konica Minolta + Software602 = archivace s digitálním podpisem
Společné řešení, určené pro firmy, umožní digitalizovat papírové dokumenty a opatřit je digitálním podpisem. Archivované materiály budou vyhovovat české i evropské legislativě.