Hlavní navigace

Jak nejlépe komunikovat ve firmě, když většina vašich lidí pracuje na dálku

17. 3. 2021
Doba čtení: 5 minut

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Absence osobního kontaktu a mezilidské komunikace je při práci na dálku či zavádění digitálního pracoviště nejpalčivějším problémem. Existují ale způsoby, jak ho minimalizujete. Například zavedením jednotného komunikačního nástroje, organizováním pravidelných setkání nebo projevením důvěry v zaměstnance.
Doba čtení: 5 minut

Ať už vaši lidé pracují na dálku dobrovolně nebo spíše z donucení, v obou případech jim po čase začne chybět mezilidský kontakt. Proto komunikaci s nimi nepodceňujte a pracujte na ní hned od prvního dne po zavedení vzdálené práce.

Buďte aktivní, zodpovědnost leží na vás

Jakožto leader týmu nebo HR manažer jste to vy, kdo má za pohodu v pracovním kolektivu zodpovědnost. Buďte proto aktivní a neustále vymýšlejte příležitosti, při kterých se váš tým (nebo firma) potká. Je důležité, aby nikdo nezůstal opomenutý a uzavřený sám s sebou.

Příklad? Udělejte si každé ráno nebo alespoň jednou týdně krátký check-in, kdy se při videokonferenci pozdravíte a řeknete si, co vás dnes čeká v práci nebo jaký měl kdo víkend. Ve větších firmách vytvořte skupinky, abyste touto aktivitou nestrávili půl dopoledne.

Hned na začátku vyjasněte očekávání

Pod prací na dálku si každý představuje něco jiného. Jeden chce začít pracovat v pět ráno, aby po obědě skončil, druhý si raději přispí a dělá po nocích. Někdy navíc lidé pracují z různých časových pásem. Nenuťte proto svoje lidi k dodržování striktní pracovní doby, ale umožněte jim, aby pracovali v době, kdy jsou nejefektivnější.

Jen si na začátku ujasněte, ve kterých časech je potřebujete k dispozici – například kvůli poradám, urgentní klientské práci a podobně. Zbytek pracovní doby už nechte v jejich režii.

Slaďte si komunikační kanály

Domluvte se s týmem, zda budete komunikovat přes e-mail, chatovací nástroj nebo třeba SMSky. Najděte shodu napříč firmou a udržte komunikaci na co nejméně platformách, aby byl ve zprávách přehled a nic se neztrácelo. 

Osvědčená je kombinace chatovacího nástroje pro rychlou komunikaci (například Slack), e-mailu pro trvalejší informace a nástroje pro videokonference (například Microsoft Teams nebo Google Meet). Také si ujasněte, kde budete řešit pracovní úkoly (například Asana, Trello či Basecamp).

Zaveďte plánovaná on-line setkání

Dlouhé a stereotypní pracovní dny rozsekávejte plánovanými on-line setkáními. Stanovte, že si každou středu po obědě zavoláte s šéfem vývoje o aktuálním stavu zakázek a páteční dopoledne budou patřit poradám obchodního týmu.

Není cílem vymýšlet setkání na sílu, ale pokud má zaměstnanec v kalendáři naplánovanou schůzku, bude se na ni celý den těšit a ví, že alespoň na chvíli vypadne ze svého osamělého stereotypu.

Při videohovorech mějte zapnuté kamery

Videohovory jsou při absenci osobních setkání to nejlepší, co dnešní doba nabízí. Proto této možnosti využívejte naplno a při každé videokonferenci mějte všichni v týmu zapnuté kamery.

Kamery věrněji simulují reálnou schůzku, vidíte své kolegy naživo a připojení lidé ví, že je na ně vidět, takže dávají větší pozor a častěji se zapojují do konverzace. 

Důvěřujte svým zaměstnancům

Někteří manažeři mají při vzdálené práci ve zvyku zaměstnance kontrolovat a hlídat, zda plní zadané úkoly. Vyvarujte se toho – dáte tím lidem najevo, že jim důvěřujete.

U zvlášť důležitých úkolů vyžadujte update například jednou nebo dvakrát denně, ale domluvte se, že vám ho zaměstnanec pošle sám od sebe, až bude hotový nebo uzná za vhodné. Neustálé vyptávání na stav zakázky či projektu je otravné a naznačuje, že svým lidem nevěříte.

Vytvořte místo pro sdílení nepracovních věcí

V angličtině se tomu říká water cooler – vytvoříte například chatovací kanál, kde si zaměstnanci odpočinou a sdílí nepracovní agendu.

Některé firmy mají třeba kanál na Slacku pro posílání fotek domácích mazlíčků, jiné si vytvoří místo ke sdílení zajímavých filmů či knížek. Důležité je, aby si zaměstnanci ve volných chvílích měli kde odpočinout a pobavit se.

Udržujte naživu firemní kulturu

Práce na dálku není záminkou k ukončení veškerých společných akcí. Dejte si přes videokonferenci společný oběd, „zajděte“ po práci na sklenici vína či hrnek čaje, zahrajte si hru – skvělý je třeba vědomostní kvíz nebo společné hraní jednoduchých on-line her.

Jednoduše udržujte se zaměstnanci společenský kontakt, i když se nevidíte osobně.

Pro vzdálenou práci je nejdůležitější mít správně nastavené IT procesy, aby vše vzdáleně fungovalo a zaměstnanci se mohli kdykoli bez problémů dostat k pro ně důležitým firemním dokumentům či aplikacím a společně vzdáleně komunikovat.

Pomůžeme Vám s tím – www.system4u.cz