Hlavní navigace

Dokumenty bez papíru

22. 9. 2017
Doba čtení: 15 minut

Sdílet

 Autor: Fotolia.com
Už v blízké budoucnosti bude podstatná část firemních dokumentů vytvářena a publikována za pomoci strojů.

Koexistence papíru a elektronických dokumentů

Tisk nebo práce s elektronickými dokumenty se často týkají různých typů informací. „Mezi nejčastější výtisky patří dokumenty finančního, účetního nebo právního charakteru. V nižší, avšak nikoli v nezanedbatelné míře si tisknou firmy marketingové materiály a externí i interní komunikace, jako jsou např. i e-maily,“ vyjmenovává Zuzana Babická ze společnosti IDC CEMA a dodává, že ačkoliv velká část firemních procesů a komunikace probíhá elektronicky, potřeba fyzického dokumentu nadále bude trvat.

Rozdílnou situaci rozvoje na trhu připomíná Lukáš Erben z KPC Group s tím, že právě oblasti související s elektronickým oběhem dokumentů budou představovat nejrychleji rostoucí segmenty v oblasti dokumentových a tiskových služeb. „Zatímco obrat trhu spotřebního materiálu a zařízení bude následující tři roky klesat tempem 3 %, resp. 1 %, oblast MPS poroste tempem 5 % ročně. Avšak oblasti jako zachytávání dat pro oběh elektronických dokumentů porostou ještě výrazně rychleji,“ upřesňuje Erben a dodává, že nicméně jde o výrazně menší části trhu.

Velmi dobrou koexistenci papírových a elektronických dokumentů ve společnostech potvrzují i naši respondenti z oblasti firemní praxe. Vasilij Vosáhlo z firmy Janus připomíná, že ani zavedení systému elektronického oběhu dokumentů (DMS) neznamená, že se ve firmě přestanou dokumenty tisknout. „Potřeba tištěného dokumentu je stále aktuální, nicméně zpracování elektronické verze tohoto dokumentu přebírá DMS systém, který na základě definovaných workflow a metadat, přiřazených k dokumentu, s ním dále pracuje. Jednou ze základních myšlenek DMS systémů totiž je, aby firmu obíhaly dokumenty, a ne lidé,“ říká Vosáhlo.

Podobnou zkušenost má i Pavel Nykl ze společnost Onlio: „Firmy zavádějí oběh elektronických dokladů právě proto, aby nemusely pracovat s papírovým originálem. Téma koexistence papírové a elektronické agendy je poněkud zavádějící v tom, že podniky celkově tisk neopouštějí, ale opouštějí tisk u agend, u kterých přejdou na elektronický oběh dokladů.“ Typickým zástupcem takové agendy je třeba interní žádanka pro nákup, kdy žadatel si zajišťoval fyzické podpisy těch, kteří měli k nákupu dát svolení. Elektro­nizací agendy papírová varianta často okamžitě mizí. „Firmy pro sebe velmi rychle objeví výkonnost elektronického oběhu dokumentů a přenášejí do tohoto moderního způsobu co možná nejvíce agend. A u nich redukují tisk na minimum,“ uvádí obvyklé výhody Nykl.

Další typický příklad koexistence papírových a elektronických dokumentů uvádí Pavel Kelča z Konica Minolta Business Solutions Czech. „Stále je typické např. podepsání papírové smlouvy zákazníkem, protože ten ani zpravidla nemá svůj elektro­nický podpis. Smlouva je ale již předem vytištěna s čárovým kódem, takže po podpisu ji lze automaticky naskenovat a v této formě ji přiřadit k elektronickým záznamům o smluvním vztahu. Obdobně fungují také tištěné dodací listy a rozličné jiné formuláře,“ dodává Kelča a označuje tuto praxi jako „hybridní oběh dokumentů“.

Vzájemnou spolupráci tištěných a elektronických dokumentů ve firmě je třeba zpravidla optimalizovat. To připomíná Alexandr Stoces z firmy Sharp Electronics CEE: „Každé optimalizaci tiskového prostředí musí předcházet audit, aby se zajistilo, že všechny změny budou pro organizaci skutečně přínosné. Ne každé řešení je vhodné pro každou společnost.“ Pravda totiž je, že v minulosti mohlo být používání digitálních dokumentů často neefektivní a nepraktické.

Elektronické systémy

Pro elektronické dokumenty se vžilo označení ECM (enterprise content management, správa firemního obsahu), resp. DMS (document management system, systém pro řízení dokumentů). Jakým směrem se ubírají aktuální trendy?

Stanislav Novák z agentury IDC CEMA uvádí, že na zájmu mezi zákazníky se podepsaly i administrativní vlivy. „Vloni jsme pozorovali nárůst poptávky v důsledku praktického uvádění Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektro­nické transakce na vnitřním trhu, tzv. eIDAS. Veřejný sektor bohužel dosti pasivně implementuje požadavky a prostě vyhovuje legislativním změnám. Naopak v komerční sféře je situace hodně dynamická a digitální transformace je brána jako výzva k získání konkurenční výhody. Děje se tak bez ohledu na velikost firem,“ shrnuje zkušenosti Novák a dodává, že největší pokrok byl opět viditelný u organizací z finančního sektoru a veřejných služeb. „V ČR také vyniká mnoho nových společností, které se rodí jako nativně digitální,“ upozorňuje také Novák.

Další trend identifikuje Lukáš Erben: „V poslední době je zřejmý zejména přesun zájmu uživatelů od monolitických ECM řešení směrem ke službám a nástrojům pro konkrétní účel – často integrovaným či provázaným s platformami pro spolupráci či řízení týmů. Tato změna v požadavcích ze strany podnikových uživatelů se promítá do situace na trhu, zejména restrukturalizací či vyčleňováním na straně dodavatelů.“

Odlišné požadavky různých uživatelských skupin, ale i potřeba vyšší flexibility, jednoduššího používání či zahrnutí externích spolupracovníků vedly k tomu, že v některých organizacích funkce ECM v posledních letech byla částečně převzata řešeními typu EFSS (podnikové sdílení a synchronizace souborů), nebo dokonce ke sdílení souborů byly využívány cloudové služby zcela nevhodné pro podnikové nasazení. „Výrobci ECM mohou tomuto trendu čelit v podstatě jediným způsobem, a to nabídnout EFSS jako standardní funkci podnikových řešení pro ECM a spolupráci,“ vysvětluje Erben a dodává, že podle analytiků Gartneru to bude do roku 2018 již standardem.

Gartner očekává během následujících dvou až tří let v oblasti ECM v celosvětovém měřítku i řadu dalších proměn. Pětina platforem a řešení bude například podporovat ekosystémy několika spolupracujících organizací, na straně podniků jako uživatelů těchto systémů přejde každý druhý z nich na strategii hybridní obsahové architektury namísto jediného monolitického řešení. Plná polovina nejvýznamnějších dodavatelů pak ve stejné době, tedy do r. 2018, bude nabízet svá ECM řešení v cloudové verzi. Změny ale čekají i vlastní podnikový obsah – jeho pětina bude podle analytiků Gartneru v roce 2018 vytvářena chytrými stroji či back-end/workflow roboty; o rok později bude až 70 % vytvářeného firemního obsahu v jiné než textové podobě. To povede k investicím do nových typů analytických řešení pro potřeby správy obsahu.
V delším horizontu – do konce roku 2020 – pak podle analytiků Gartneru dojde k dalším změnám. Pětina poskytovatelů EFSS či ECM promění svá řešení na platformy obsahových služeb, které například umožní doporučovat nebo vyhledávat automaticky související či vhodný obsah na základě známého kontextu. Tato změna se odrazí i mezi zákazníky – 15 % jich nahradí tradiční ECM právě zmíněnými obsahovými službami. Auto­matizované zpracování se bude týkat i netextového obsahu: v roce 2020 až 95 % zaznamenaného videa a obrazu, jako jsou např. zákaznické interakce nebo záznamy z bezpečnostních kamer, neuvidí žádný člověk – vše bude primárně analyzováno stroji. Čtyři pětiny obsahu, který bude určen pro archivaci, budou takto označeny automaticky pomocí analytických nástrojů. Ve stejné době, tedy v roce 2020, bude také přinejmenším 20 nejvýznamnějších dodavatelů systémů pro správu webového obsahu (WCM, web content management) nabízet nástroje pro tvorbu obsahu v přirozeném jazyce – tedy strojové psaní krátkých zpráv či článků. Již dnes používá několik významných anglickojazyčných portálů taková řešení pro generování zpráv či článků. Zatím ale jen pro specifické oblasti, jako jsou sportovní či burzovní zprávy nebo zprávy o počasí.

Od digitalizace agendy se očekává především zlepšení obchodních procesů, ale i dosažené úspory mohou někdy příjemně překvapit. „Příkladem může být pojišťovna Kooperativa, která se rozhodla nahradit standardní papírové smlouvy elektronickými dokumenty s biometrickým podpisem,“ říká Robert Kuzma ze společnosti Sefira a dodává, že díky novému systému zpracování smluv se tak doba zpracování zkrátila z devíti na jeden a půl dne. Pojišťovna tak odhadem ušetří až pět milionů listů papíru ročně.

Zájem trhu trvá

Jiří Jakeš z firmy Ixtent dodává, že obecně se poptávka utváří ve vlnách, cyklech, které jsou dány situací a děním na trhu. „Ale obecný trend poptávky organizací po ECM a DMS je jednoznačně rostoucí, protože jsou si vědomy toho, že v byznysu rychlost a kvalita informací znamenají konkurenční výhodu,“ charakterizuje situaci Jakeš a dodává, že elektronizace může rozhodnout o budoucí konkurenceschopnosti firmy. To se podle něj týká naprosté většiny tržních segmentů, většina podniků již dnes má ve střednědobých strategiích obsaženu nějakou formu automatizace či digitalizace. „Vedení firem si je vědomo, že musí mít prostor pro inovativní řešení, které by posílilo jejich hlavní byznys,“ doplňuje Jakeš.

„Poptávka po ECM/DMS systémech nadále trvá,“ říká Robert Kuzma a dodává, že v poslední době je podle jeho zkušeností stále častěji generována především snahou firem a organizací o přechod ke skutečnému bezpapírovému fungování. „Jedním z cílů projektů je proto vyřešení otázky důvěryhodného vytváření, validace a dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů,“ vyjmenovává Kuzma úkoly, které je třeba při tom zajistit.

Také Martin Šolc ze společnosti Janus zaznamenává pokrok: „To, co zcela jistě roste, je ochota firem alespoň se zamyslet nad tím, že je pro ně důležité změnit způsob práce s elektronickými dokumenty, resp. s informacemi.“

Dobrou zkušenost se zájmem firem má i Robert Blaha ze společnosti Karat Software. „Dnes je požadavek na DMS prakticky standardní součástí poptávky a následné dodávky. Obdobným procesem prošlo před časem i naše řešení workflow. Společnosti se posunují dále, třeba samotné ERP už nepovažují za zásadní přínos a poptávají jejich rozšířené funkce, které se mohou stát skutečnou konkurenční výhodou. A DMS do této oblasti rozhodně patří,“ uvádí příklad Blaha a dodává, že typickým segmentem, pro který je pokročilé DMS řešení důležitou součástí systému, jsou výrobní a vývojové společnosti.

Lukáš Dziadek ze společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech potvrzuje rovněž neustálý růst poptávky po ECM/DMS. Zájem podle něj přichází často od středně velkých společností, které elektronické zpracování nezavedly v první velké vlně digitalizace dokumentů. „Nyní jsou tato řešení cenově dostupnější a přinášejí firmám, které je využívají, úspory, jež se jim v řádu let vrátí,“ uvádí Dziadek.
Změny na trhu vypozoroval i Pavel Nykl ze společnosti Onlio. Podle něj už nachází argumenty pro implementaci DMS i management menších firem, a tak jejich poptávka roste. „Rovněž stoupá poptávka pro plnohodnotné DMS v cloudu. Firmy cítí potřebu DMS, a přitom nechtějí investovat do nákupu hardwaru. Nebo si už spočítaly, že se jim cloudové řešení vyplatí,“ doplňuje Nykl.

Elektronizace dokumentové agendy ve firmách a organizacích nemusí být jednoduchá. Jaké obtíže musejí dodavatelé a implementátoři DMS/ECM systémů překonat?
Typickým problémem může být špatný návrh cílového stavu. To potvrzují i zkušenosti analytiků IDC. „Velmi často pozorujeme, že společnosti místo celkového redesignu a zefektivnění procesů pouze přidávají na starý systém nové vrstvy, přičemž komplexnost systému narůstá. Firmy často pracují na dílčích projektech a neřeší problém od základu v jeho celistvosti,“ varuje Stanislav Novák.

Potřebu řádné vstupní analýzy potvrzuje i Robert Kuzma. „Typickým problémem v této oblasti je nepochopení rolí, které mají jednotlivé informační systémy zastávat. Od DMS nelze očekávat, že bude plnit roli spisové služby, ale ani dlouhodobého archivu a naopak,“ říká Kuzma a dodává, že před zavedením systému DMS je nutné učinit rozbor potřeb zákazníka a udělat návrh celkové architektury řešení správy dokumentů.

Jiří Jakeš naráží na klasický problém, kterým je snaha sladit požadavky klíčových uživatelů s požadavky IT. „Někdy jde o dost těžko řešitelný problém, který v celém procesu zavádění nového systému zabere nejvíce času. Po zavedení nového systému se pak zase stává, že uživatelé jen neradi akceptují změny ve způsobu práce, které obecně inovativní proces přináší,“ uvádí zkušenosti Jakeš a vyzdvihuje, že přidanou hodnotou kvalitního implementačního partnera je i práce s uživateli a snaha proces změny maximálně ulehčit.

Martin Šolc zase připomíná, že zpravidla klíčové je pochopit situaci ve firmě a najít správné místo DMS v existujícím systému nástrojů. „Dokud se roli a přínosy DMS nepovede dostatečně vysvětlit, lidé ve firmách nejsou ochotni pokračovat v konkrétnějších jednáních o nasazení DMS. Ve většině organizací je více agend a jejich důležitost nevidí všichni pracovníci stejně. Je tedy důležité hovořit se správnými lidmi o dostatečně důležitých agendách,“ shrnuje zkušenosti Šolc.

Robert Blaha zase často musí překonávat nízké povědomí zákazníků o skutečných možnostech DMS. „Většinou u klienta panuje obecná představa o DMS jako o systému, který umožňuje uchovávat dokumenty. U skutečného DMS řešení je ale samotné uchovávání dokumentů pouze zlomkem jeho funkčnosti,“ vysvětluje Blaha a uvádí, že hlavním přínosem a přidanou hodnotou je především rychlé zpřístupnění potřebných dokumentů a vyhledávání v nich. Obvykle pomáhá „salámová metoda“, tedy implementovat DMS postupně – nejprve v jedné oblasti, a tím v praxi demonstrovat přínosy a možnosti řešení. Zákazník je pak lépe schopen definovat své požadavky a očekávání od DMS systému i v dalších potřebných oblastech.

Potřebu získat pro projekt podporu managementu společnosti a klíčových uživatelů vyzdvihuje Lukáš Dziadek. „Nové věci, programy nebo postupy bývají zaměstnanci vnímány většinou negativně, protože to pro ně znamená změnu zažitých postupů,“ vypočítává úskalí Dziadek a dodává, že pokud zde není podpora na straně důležitých uživatelů, jen velice složitě se získává důvěra v nové řešení.

Pavel Nykl je ovšem optimista a tvrdí, že lidé odpovědní za rozhodnutí o implementaci DMS očekávají zjednodušení procesů spojených s agendami přenesenými do elektronického oběhu. „A to se skutečně děje. Po nasazení elektronického oběhu dokumentů prokazatelně dojde ke zrychlení a zefektivnění předmětných procesů,“ říká Nykl a současně varuje, že k tomu může dojít až po zaučení konkrétních uživatelů. „Právě v nedostatečném proškolení uživatelů tkví riziko. Neznalí uživatelé mohou systém odmítat a mohou potom být brzdou jeho bezproblémového zavedení,“ uzavírá téma elektronických dokumentů Nykl.