Hlavní navigace

Cena Microsoft Office 365 roste – jak zmírnit úder na rozpočet?

11. 10. 2021
Doba čtení: 5 minut

Sdílet

 Autor: Depositphotos
Microsoft v březnu 2022 navýší cenu balíku Office 365 až o 25 procent, ale existují jisté věci, které CIO mohou učinit již nyní pro to, aby zredukovali škody.

S tím, jak se ekonomika zrychluje, poptávka po mnoha vstupech převyšuje nabídku a zvyšuje ceny tak rozmanitých věcí, jako jsou stavební materiály, energie, potravinářské přísady a polovodiče. Tento seznam bude brzy zahrnovat také předplatné Office 365.

Možná jste o tom od svého obchodního zástupce ještě neslyšeli, ale Microsoft tiše oznámil, že od 1. března 2022 zvýší cenu mnoha předplatných Office 365 a Microsoft 365. (Ceny předplatného pro spotřebitele a vzdělávání se prozatím nemění.)

A i kdybyste si všimli blogového příspěvku společnosti z 19. srpna „Nové ceny pro Microsoft 365“, stále byste museli projít více než 800 slovy o všech funkcích, které společnost přidala do balíčku od jeho uvedení na trh před 10 lety, než se dočkáte zásadní informace: 25 % nárůst ceny za uživatele Office 365 na úrovni podpory E1 a 20% nárůst v Microsoft 365 Business Basic s menším nárůstem v ostatních úrovních předplatného.

Ceny za mnoho podobně pojmenovaných předplatných jsou matoucí. K dispozici je Office 365 se základními aplikacemi nebo Microsoft 365, který přidává licenci Windows a nástroje podnikové mobility a zabezpečení, každý se dvěma kategoriemi podpory, E (pro podniky) a F (pro pracovníky v první linii), a každý z nich mohou mít různé úrovně (E1, E3 a E5 nebo F1 a F3). Některé kombinace těchto atributů ale neexistují: Neexistuje například Office 365 F1 nebo Microsoft 365 E1.

Jedna věc je jasná: Microsoft se snaží nalákat podniky, aby více utrácely, aby tak více ušetřily, protože procentuální nárůst cen bude u balíčků s více funkcemi (a dražších) menší, což uzavře cenovou mezeru mezi Office 365 a Microsoft 365 a vyšší úrovně podpory budou atraktivnější.

„Nedotkli se ceny Microsoft 365 E5, což je pro ně svatý grál,“ říká Adam Mansfield, vedoucí praxe v UpperEdge, poradně, která radí podnikům ohledně zdrojování IT.

Začněte se připravovat nyní

Podníkoví CIO musí těmto nárůstům věnovat pozornost právě teď: „Pokud máte termín obnovy [předplatného] v červnu nebo v prosinci příštího roku, měli byste to začít řešit hned teď,“ říká Mansfield.

Červen je oblíbeným měsícem pro obnovení smluv s Microsoftem, protože kupující často mohou získat dobré nabídky od prodejců těsně před koncem finančního roku Microsoftu. Pokud ale CIO nechají jednání až na dobu po 1. březnu, kdy se mění ceník, pak jim může vypršet čas.

Dokonce i společnosti, které právě obnovily tříletou smlouvu, by měly zvýšení cen zařadit na pořad svého příštího setkání s Microsoftem, aby společnost upozornily, že budou hledat lepší nabídku, říká.

Ochrana ceny při obnově

Některé společnosti vyjednaly do svých smluv ochrannou lhůtu na cenu při obnovení, která omezila, jak moc mohou prodejci ceny zvyšovat.

„To je zlatý standard,“ říká Mansfield, něco, o co se on a jeho kolegové snaží v dohodách, které pomáhají svým klientům vyjednávat.

Bohužel, říká Mansfield, většina společností tuto ochranu nemá, takže když skončí jejich aktuální sjednaná sleva, vystavují se dvojímu efektu návratu k ceníkové ceně – a tato ceníková cena zároveň roste.

Ceny však nebudou první projednávanou věcí. Microsoft pravděpodobně začne – jak začal svůj blogový příspěvek o změnách – tím, že bude mluvit o všech dalších aplikacích a hodnotě, kterou v průběhu let přidal do Microsoft 365. Ale zeptejte se sami sebe, používáte vy a vaši kolegové zahrnuté aplikace, jako je Stream, Planner, Delve, Kaizala, Sway a Yammer, každý den … nebo vůbec někdy?

Mít detailní, podrobné informace o funkcích, které vaše organizace používá, je zásadní pro vyvinutí tlaku při vyjednávání. „Zatlačte na svou organizaci, aby se opravdu podívala na zaměstnance, na to, co používají, a na úrovni funkcí v každém předplatném,“ říká Mansfield.

Jedná se však o pomalý proces, mnoho organizací s ním začíná rok před vypršením smlouvy.

Dejte si věci interně do pořádku

Přesně tak to udělal Joseph Cetevello, CIO kalifornského města Santa Monica.

„S vědomím, že se smlouva krátí, jsme vyhodnotili všechny naše licence ve městě a pokusili jsme se naše licence nastavit opravdu správně. Pryč jsou ty dny, kdy jste měli nejdražší licenci s plnou funkčností pro každého,“ říká Cevetello.

„Musíte si dát věci interně do pořádku, a nejen přijmout to, o čem vám Microsoft říká, že potřebujete,“ říká.

„Začali jsme definovat profily pro různé typy pracovníků ve městě a jaký typ licence Microsoft Office budou potřebovat. To byl první krok ve snaze získat přehled o nákladech,“ říká.

Santa Monica, stejně jako mnoho dalších měst v jižní Kalifornii, získává své produkty Microsoft prostřednictvím hromadné smlouvy Microsoft Enterprise pro oblast Riverside. S populací více než 2 milionů obyvatel využil Riverside svou obrovskou kupní sílu k vyjednávání a získání některých skvělých slev – ačkoli tyto slevy nejsou tak velké jako dříve, jak vyplývá ze zprávy města Palo Alto z roku 2020, která z dohody těží též.

Města a další organizace veřejné správy nemohou nakupovat přímo od společnosti Microsoft, ale musí jít přes prodejce a „prodejci se velmi liší“, říká Cevetello. „Když jsem nastoupil na svou pozici, měli jsme jednoho, který nám neposkytoval velkou hodnotu. Našli jsme jiného, který ji poskytuje.“

Ačkoli to přidává další vrstvu komplikací, je to také další příležitost získat lepší nabídku, říká.

Výhružné chování

CIO musí mít v ruce uvěřitelnou hrozbu zběhnutí, aby při jednání s Microsoftem mohli uspět – a přestože v některých kruzích existuje pocit, že Microsoft Office je nevyhnutelný náklad na podnikání, existují alternativy. Existuje spousta klonů pro stolní počítače, včetně open-source sad, jako je Libre Office, pro které si firmy mohou vybrat vlastního poskytovatele podpory.

Existují také alternativy založené na cloudu: Google Workplace (dříve Google Docs, poté G-Suite) je možná nejznámější, ale existují i jiné. Zoho nabízí cloudové aplikace pro produktivitu, e-mail, CRM, service desk, vedení účetnictví a další obchodní nástroje. V této oblasti funguje i Salesforce: Do své nabídky CRM vložila funkcionalitu Quip, platformu pro kancelářskou produktivitu, kterou získala v roce 2016, což znamená, že prodejní personál nemusí vůbec potřebovat samostatnou sadu pro produktivitu.

Prozatím Mansfield vidí, že Google většinou vyhrává podíl na trhu u zaměstnanců v první linii nebo těch „bez stolu“, kteří potřebují sadu produktivity jen příležitostně. „Podniky jsou ochotny vyzkoušet Google právě tam,“ říká; a zároveň to poskytuje oslí můstek ve společnosti, ze které se Google může snažit získat zakázky i pro firemní desktopy.

Největší hrozbou CIO směrem k Microsoftu však není to, že by mu odebrali svoje výdaje na počítače, ale to, že by mu odebrali svoe další výdaje – například by přepnuli cloud nebo by Power BI od Microsoftu postavili proti Tableau od Salesforce.

„Řekněte jim: ‚Udělejte to, a nemusíte nás už nikdy získat.‘ Tam začínáte vytvářet finanční páku,“ říká Mansfield s tím, že toto je jedna z oblastí, ve kterých široké portfolio Microsoftu působí proti němu.